Pflichtangaben einer Rechnung: die Liste nach § 14 UStG mit Beispiel

Welche Angaben auf eine Rechnung gehören, regelt § 14 Abs. 4 UStG. Hier finden Sie jede Pflichtangabe mit dem, worauf es in der Praxis ankommt, eine Beispielrechnung, in der alle markiert sind, und die Fälle mit weniger oder zusätzlichen Angaben: Rechnungen bis 250 €, Kleinunternehmer und Reverse-Charge. Stand: Oktober 2026.

Von Aleksandr Ulanov · Veröffentlicht am 24. Oktober 2026

Diese Seite ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Sie gilt für Unternehmen in Deutschland. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Das Gesetz nummeriert die Angaben von 1 bis 10. Die ersten acht gehören auf fast jede Rechnung, die letzten beiden nur in Sonderfällen.

Die Angaben dürfen auf mehrere Dokumente verteilt sein, etwa auf Rechnung und Vertrag. Dann nennt das Dokument mit Entgelt und Steuerbetrag die übrigen Dokumente (§ 31 Abs. 1 UStDV).

Beispiel: eine Rechnung mit allen Angaben

Ein Webentwickler berechnet einer GmbH einen Monat Arbeit. Die Daten sind erfunden; dieselbe Rechnung finden Sie als Muster in unserem Formular E-Rechnung erstellen.

Fälligkeit und Bankverbindung stehen ebenfalls auf der Musterrechnung. Das Umsatzsteuergesetz verlangt sie nicht, Ihr Kunde braucht sie aber zum Bezahlen.

Zusätzliche Angaben in besonderen Fällen

§ 14a UStG verlangt in bestimmten Fällen mehr. Für Selbstständige mit Geschäftskunden im Ausland ist ein Fall häufig: Sie erbringen eine Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, und Ihr Kunde schuldet dort die Steuer. Dann gehören auf die Rechnung

• der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 1 Satz 1 UStG),
• Ihre USt-IdNr. und die USt-IdNr. Ihres Kunden (§ 14a Abs. 1 Satz 3 UStG).

Ausstellen müssen Sie diese Rechnung bis zum fünfzehnten Tag des Monats nach der Leistung (§ 14a Abs. 1 Satz 2 UStG). Schuldet Ihr Kunde im Inland die Steuer nach § 13b UStG, etwa bei Bauleistungen, steht derselbe Hinweis auf der Rechnung, und die Umsatzsteuer weisen Sie nicht gesondert aus (§ 14a Abs. 5 UStG). Wie Sie den Hinweis auf Englisch schreiben, steht unter Rechnung auf Englisch.

Rechnungen bis 250 Euro

Beträgt der Gesamtbetrag höchstens 250 €, verlangt § 33 UStDV nur vier Angaben:

1. Ihren vollständigen Namen und Ihre vollständige Anschrift,
2. das Ausstellungsdatum,
3. Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung,
4. Entgelt und Steuerbetrag zusammen in einer Summe, dazu den Steuersatz oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Ein Beispiel: 2 Stunden Beratung zu je 100,00 € netto. Auf der Rechnung reicht „Gesamtbetrag 238,00 € inkl. 19 % USt“; die Steuer von 38,00 € rechnet Ihr Kunde selbst heraus. Kundenname, Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungsdatum dürfen fehlen.

Die Erleichterung gilt nicht, wenn Ihr Kunde die Steuer schuldet (§ 13b UStG), und nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen und Fernverkäufe in andere EU-Länder (§§ 6a und 3c UStG). Eine Rechnung bis 250 € dürfen Sie außerdem immer als PDF oder auf Papier senden, auch ab 2028.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Die Kleinunternehmerregelung gilt, solange Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr bei höchstens 25.000 € lag und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt (§ 19 Abs. 1 UStG). Für Ihre Rechnungen gilt seit 2025 eine eigene, kürzere Liste in § 34a UStDV.

Gegenüber § 14 Abs. 4 UStG fallen Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt, Steuersatz und Steuerbetrag weg. Dafür steht der Betrag in einer Summe auf der Rechnung, mit einem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Unser Formular schreibt dafür „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG“.

Pflichtangaben und E-Rechnung

Die Liste gilt für jede Rechnung, ob auf Papier, als PDF oder als E-Rechnung. Eine E-Rechnung enthält die Angaben als strukturierte Daten, die eine Software lesen kann. In Deutschland sind das vor allem die Formate ZUGFeRD und XRechnung. Ab wann Sie Rechnungen an Unternehmen im Inland so ausstellen müssen, erklärt die Seite E-Rechnung Pflicht 2027.

Mit unseren kostenlosen Werkzeugen, ohne Konto, können Sie eine E-Rechnung erstellen, eine erhaltene E-Rechnung lesen oder sie mit dem XRechnung Validator prüfen. Das Formular zum Erstellen fragt jede Angabe von § 14 Abs. 4 Nr. 1 bis 8 UStG ab und prüft die Datei vor dem Download: ZUGFeRD mit Mustang, XRechnung mit dem KoSIT-Validator.

Wenn eine Angabe fehlt oder falsch ist

Ihr Kunde darf die Vorsteuer nur abziehen, wenn er „eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt“ (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Fehlt eine Angabe, können Sie die Rechnung berichtigen: Sie schicken nur die fehlende oder richtige Angabe, in einem Dokument, das sich eindeutig auf die Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV).

Pflichtangaben in Clockaroo

Mit Clockaroo schreiben Sie Rechnungen direkt aus Ihren erfassten Stunden, und die Pflichtangaben behält die App für Sie im Blick. Bevor eine Rechnung hinausgeht, prüft sie, ob Ihre Anschrift, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., die Anschrift des Kunden und der Leistungszeitraum eingetragen sind, bei Reverse-Charge auch beide USt-IdNr. Fehlt etwas, sehen Sie sofort, was fehlt und wo Sie es ergänzen. Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum setzt die App beim Ausstellen selbst, den Hinweis zur Umsatzsteuer passend zu Ihnen und Ihrem Kunden. Preise ansehen oder kostenloses Konto anlegen.