Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Gültig ab: 24. Oktober 2026

1. Geltungsbereich und Vertragsparteien

Diese AGB regeln die Nutzung von Clockaroo (der „Dienst“), angeboten von Aleksandr Ulanov, Gran Via de les Germanies 29, 46006 Valencia, Spanien („wir“, „uns“). Alle Angaben zu uns stehen im Impressum.
Nur für Unternehmen. Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmen und Selbstständige, die in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit handeln („Sie“). Verbrauchern bieten wir ihn nicht an. Mit der Registrierung bestätigen Sie, dass Sie ihn für Ihr Unternehmen nutzen und, wenn Sie sich für eine Firma registrieren, dass Sie diese an diese AGB binden dürfen.
Kauf über Paddle. Bezahlte Tarife verkauft unser Wiederverkäufer Paddle als Händler (Merchant of Record). Ihr Kaufvertrag über einen bezahlten Tarif kommt mit Paddle nach den Käuferbedingungen von Paddle zustande; diese AGB regeln die Nutzung des Dienstes.
Ihre eigenen allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten nicht, auch wenn Sie auf sie verweisen.

2. Der Dienst

Mit Clockaroo erfassen Sie Arbeitszeit, machen daraus Rechnungen, erstellen Rechnungen als PDF und als E-Rechnungsdateien im Format XRechnung und ZUGFeRD, versenden sie per E-Mail, nutzen Auswertungen, importieren Daten aus Harvest, geben Ihrer Steuerkanzlei oder Buchhaltung Lesezugriff und exportieren alle Ihre Daten. Die kostenlosen Tools zum Erstellen und Prüfen von E-Rechnungen auf unserer Website funktionieren ohne Konto.
Rechnungen stellen können Unternehmen mit Sitz in den Ländern, die auf der Preisseite genannt sind. In anderen Ländern können Sie Zeit erfassen und Ihre Stunden exportieren; die App zeigt Ihnen, was für Sie gilt.
Postfach für Eingangsrechnungen. Ein Arbeitsbereich kann eine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen seiner Lieferanten erhalten. Nutzen Sie sie nur für Rechnungen und zugehörige Nachrichten, die an Ihr Unternehmen gerichtet sind. Nachrichten ohne Rechnungsdatei, Spam und Nachrichten, die die Größen- oder Häufigkeitsgrenzen überschreiten, dürfen wir ablehnen oder löschen. Die Zustellung von E-Mails kann scheitern oder sich verzögern, und wir garantieren nicht, dass jede Nachricht im Postfach ankommt. Halten Sie einen eigenen Weg für den Empfang von Rechnungen bereit, zum Beispiel Ihre übliche E-Mail-Adresse, damit Sie Rechnungen auch dann erhalten, wenn das Postfach nicht verfügbar ist. Wir prüfen Eingangsrechnungen auf unserem eigenen Server; die inhaltliche Prüfung und die Zahlung bleiben Ihre Aufgabe.
Spanien. Der Dienst erfüllt weder die spanischen Verifactu-Vorschriften noch die spanischen Pflichten zur E-Rechnung. Hat Ihr Unternehmen seinen Sitz in Spanien, nutzen Sie ihn bitte nicht als Ihr Rechnungssystem; Zeiterfassung und Export stehen Ihnen weiter zur Verfügung.
Der Dienst ist neu und wird laufend weiterentwickelt. Wir dürfen Funktionen ändern, solange die Kernfunktionen (Zeiterfassung, Rechnungen, Export) erhalten bleiben. Über Änderungen, die Sie wesentlich betreffen, informieren wir Sie vorab (Abschnitt 14).

3. Konten, Teams und Personen

Ihr Unternehmen arbeitet in einem Arbeitsbereich (in der App „Team“). Wer ihn anlegt, ist Inhaber; Inhaber können Teammitglieder einladen (auf Team, auch in der Testphase) und Einstellungen, Tarif und Exporte verwalten.
Wofür Sie zahlen: für jedes Mitglied des Arbeitsbereichs, das sich anmelden und Zeiten erfassen kann. Sie zahlen nie für Ihre Kunden, die Empfänger Ihrer Rechnungen, Steuerkanzleien oder Buchhaltungen mit Lesezugriff oder aus einem anderen Tool importierte Personen, bis diese eine Einladung annehmen.
Steuerkanzleien. Inhaber können bis zu 3 Steuerkanzleien oder Buchhaltungen kostenlosen Lesezugriff geben, in jedem Tarif. Eine Steuerkanzlei sieht die ausgestellten Rechnungen und Stornorechnungen des Arbeitsbereichs mit ihren Dateien, die Ausgaben nach Monat mit ihren Belegen, die Auswertungen nach Kunde und Projekt und die Exporte (den DATEV-Export, die Rechnungen als ZIP und die Ausgaben als Tabelle oder als ZIP mit den Originalbelegen) und darf die DATEV-Einstellungen ändern; die Inhaber erhalten dann eine E-Mail. Zeiten erfassen, Entwürfe sehen oder Rechnungen ändern kann sie nicht. Sie muss die Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzen. Ihre Downloads, Exporte und Änderungen werden im Änderungsprotokoll des Arbeitsbereichs festgehalten. Inhaber können den Zugang jederzeit entfernen; er endet auch, wenn der letzte Inhaber sein Konto schließt. Sie entscheiden, wem Sie Zugang geben, und sind dafür verantwortlich, dass Sie Ihre Unterlagen mit dieser Person teilen dürfen.
Halten Sie Ihre Zugangsdaten geheim und informieren Sie uns sofort, wenn Sie einen Missbrauch vermuten. Sie sind für das verantwortlich, was in Ihrem Arbeitsbereich geschieht, auch für das Handeln Ihrer Teammitglieder und Steuerkanzleien.

4. Tarife und Testphase

Free: 1 Person, unbegrenzt Kunden, Projekte und Zeit sowie 5 ausgestellte Rechnungen pro Kalendermonat (Stornorechnungen zählen nicht). Free ist zeitlich nicht begrenzt.
Team: unbegrenzt Personen und Rechnungen, bezahlt pro Person, monatlich oder jährlich.
Testphase: Ein neuer Arbeitsbereich erhält Team 14 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Danach wechselt er zu Free, wenn Sie Team nicht kaufen.
Bei Grenzen wird nichts gelöscht. Hat ein Arbeitsbereich auf Free mehr als eine Person (nach der Testphase oder nach dem Ende von Team), werden alle außer dem ersten Inhaber pausiert: Ihre Daten bleiben erhalten, aber sie können keine Zeit erfassen, bis Sie Team kaufen. Das gilt ebenso für alles andere oberhalb der Grenzen von Free.
Die aktuellen Funktionen und Grenzen jedes Tarifs stehen auf der Preisseite.

5. Preise, fester Preis für 24 Monate, Preisänderungen

Die Preise stehen auf der Preisseite. Sie gelten pro Person und Monat und sind Nettopreise; Paddle schlägt die Umsatzsteuer hinzu, soweit sie anfällt.
Fester Preis für 24 Monate. Die Preise pro Person für Team (monatlich und jährlich), die am Tag der ersten Zahlung Ihres Arbeitsbereichs gelten, steigen 24 Monate ab diesem Tag nicht (der „Festpreiszeitraum“). Das gilt auch, wenn Sie Personen hinzufügen, zwischen monatlich und jährlich wechseln oder innerhalb dieses Zeitraums kündigen und Team erneut kaufen.
Nach dem Festpreiszeitraum können wir den Preis Ihres Tarifs für künftige Abrechnungszeiträume ändern. Wir informieren Sie mindestens 60 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail. Der neue Preis gilt erst ab Ihrer ersten Verlängerung an oder nach diesem Datum; ein Jahrestarif behält seinen Preis bis zum Ende des bezahlten Jahres. Sie können jederzeit vor Geltung des neuen Preises kostenlos kündigen und behalten vollen Zugriff auf den Export Ihrer Daten.
Auf andere Weise erhöhen wir Preise nicht.

6. Zahlung, Steuern und Erstattungen

Paddle übernimmt Bezahlvorgang, Zahlung, die Rechnungen an Sie, Umsatzsteuer und andere Verkaufssteuern. Wenn Sie beim Kauf eine gültige USt-IdNr. angeben, wendet Paddle das Reverse-Charge-Verfahren an, soweit das Gesetz es erlaubt.
Team wird für jeden Abrechnungszeitraum (Monat oder Jahr) im Voraus bezahlt. Fügen Sie während eines Zeitraums Personen hinzu, berechnet Paddle diese anteilig für den Rest des Zeitraums.
Erstattungen. Erstattungen richten sich nach den Käuferbedingungen von Paddle. Teile eines Abrechnungszeitraums erstatten wir nicht, soweit das Gesetz es nicht verlangt. Erstattungen beantragen Sie über Paddle oder per E-Mail an hello@clockaroo.com.

7. Ihre Rechnungen und Steuern

Wir stellen Werkzeuge zum Erstellen von Rechnungen bereit. Steuer- oder Rechtsberatung leisten wir nicht.
Sie sind für den Inhalt Ihrer Rechnungen verantwortlich: richtige Daten von Verkäufer und Kunde, Steuersätze, Steuerhinweise, Beträge und Nummerierung, sowie für die Einhaltung der Steuer- und Buchführungsvorschriften, die für Ihr Unternehmen gelten, einschließlich der Aufbewahrung Ihrer Rechnungen für die gesetzliche Dauer.
Bevor eine XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei ausgestellt wird, prüfen wir sie: XRechnung-Dateien mit dem offiziellen KoSIT-Validator und der XRechnung-Konfiguration, ZUGFeRD-Dateien mit den Open-Source-Validatoren Mustang und veraPDF. Eine Datei, die diese Prüfung besteht, erfüllt die technischen Regeln, die diese Validatoren testen. Damit ist nicht bestätigt, dass der Inhalt der Rechnung richtig ist; die Verantwortung für Ihre Rechnungen bleibt bei Ihnen.
Eine ausgestellte Rechnung kann nicht geändert werden; zur Korrektur stellen Sie eine Stornorechnung aus.

8. Ihre Daten, Export und Anbieterwechsel

Ihre Daten bleiben Ihre. Sie räumen uns nur die Rechte ein, die wir brauchen, um Ihre Daten für den Dienst zu speichern, zu verarbeiten, zu versenden und anzuzeigen. Soweit wir personenbezogene Daten für Sie verarbeiten, gilt unser Auftragsverarbeitungsvertrag.
Export jederzeit, in jedem Tarif. Inhaber können jederzeit einen vollständigen Export herunterladen, auch auf Free und auch aus einem geschlossenen Arbeitsbereich. Export und Wechsel zu einem anderen Anbieter sind kostenlos.
Inhalt des Exports: eine ZIP-Datei mit je einer CSV-Tabelle (UTF-8) für: Einstellungen des Arbeitsbereichs und Verkäuferdaten, Personen, Kunden, Projekte, Stundensätze pro Person, Tätigkeiten, Zeiteinträge, Ausgaben, Ausgabenkategorien, Belege, Rechnungen (einschließlich Rechnungsentwürfen), Rechnungspositionen, Aufschlüsselung der Umsatzsteuer, Rechnungsdateien, versendete Rechnungen, als Archiv importierte Rechnungen mit ihren Positionen und Zahlungen, Nummernkreise, das Änderungsprotokoll und die Steuerkanzleien mit Zugang; die Originaldateien jeder ausgestellten Rechnung und Stornorechnung (PDF und XML in den EN-16931-Formaten CII oder UBL bzw. das ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML) mit je einem JSON-Abbild; die Belegdateien der Ausgaben genau so, wie sie hochgeladen oder in der App fotografiert wurden (Fotos können Standortdaten enthalten); die Eingangsrechnungen aus dem Postfach mit ihren Dateien, wie sie eingegangen sind, dem Prüfbericht jeder Rechnung und einer Tabelle der E-Mails, mit denen sie kamen; das Logo des Arbeitsbereichs; Prüfsummen der gespeicherten Dateien; und eine README, die jedes Feld und die Verknüpfung der Tabellen beschreibt. Nutzer in Deutschland können Buchungen zusätzlich im DATEV-Format exportieren. Nicht enthalten: Einladungen, Anmeldedaten (Passwörter und Sitzungen) und Daten ehemaliger Teammitglieder über ihre Zeiteinträge hinaus.
Anbieterwechsel. In jedem Tarif, monatlich oder jährlich, können Sie uns jederzeit mitteilen, dass Sie zu einem anderen Anbieter wechseln möchten; die Kündigungsfrist beträgt höchstens 2 Monate. Sie können außerdem jederzeit kündigen oder Ihren Arbeitsbereich schließen (Abschnitt 13). Bei monatlicher Zahlung endet Team dann mit dem Ende des bezahlten Monats. Bei jährlicher Zahlung endet der Vertrag spätestens 2 Monate nach Ihrer Wechselmitteilung zuzüglich des unten genannten Übergangszeitraums, auch wenn das bezahlte Jahr länger läuft. Nicht genutzte, im Voraus bezahlte Monate eines Jahrestarifs erstatten wir nicht, soweit das Gesetz es nicht verlangt. Wenn Sie uns bitten, Ihnen beim Wechsel zu einem anderen Anbieter zu helfen, unterstützen wir Sie bis zu 30 Tage nach Ablauf der Kündigungsfrist, während der Dienst weiterläuft. Ihre Daten bleiben mindestens 30 Tage nach Ende Ihres Abonnements exportierbar, und so lange, wie Sie das schreibgeschützte Archiv behalten (Abschnitt 13). Wenn Sie stattdessen die Löschung Ihrer Daten wünschen, siehe Abschnitt 13.
Wo Ihre Daten gespeichert werden und welche Anbieter wir nutzen, steht im Auftragsverarbeitungsvertrag.

9. Zulässige Nutzung und rechtswidrige Inhalte

Nutzen Sie den Dienst nicht für rechtswidrige Zwecke, zum Versand unerwünschter E-Mails, zum Speichern rechtswidriger Inhalte oder für den Zugriff auf Daten anderer Kunden. Greifen Sie den Dienst nicht an, überlasten Sie ihn nicht, entschlüsseln Sie ihn nicht durch Reverse Engineering und verkaufen Sie ihn nicht weiter.
Senden Sie Rechnungs-E-Mails nur an Empfänger, mit denen Sie in Geschäftsbeziehung stehen.
Wir überwachen die Inhalte Ihres Arbeitsbereichs nicht. Wir handeln nur auf Anordnung von Behörden oder auf eindeutige Hinweise auf rechtswidrige Inhalte an hello@clockaroo.com. Schränken wir Inhalte oder ein Konto ein, nennen wir Ihnen den Grund; Sie können der Entscheidung über dieselbe Adresse widersprechen.
Wir dürfen ein Konto, das schwer gegen diese AGB verstößt, nach vorheriger Ankündigung, soweit zumutbar, sperren; seine Daten bleiben exportierbar.

10. Importe aus anderen Tools

Sie dürfen Daten aus Ihrem eigenen Harvest-Konto mit Ihrem eigenen Zugangstoken importieren. Sie bestätigen, dass Sie diese Daten exportieren und in den Dienst übernehmen dürfen.
Der Import hängt von der Schnittstelle des anderen Anbieters ab, die dieser ändern oder abschalten kann. Wir sagen nicht zu, dass ein Import verfügbar oder vollständig ist; prüfen Sie die importierten Daten.
Harvest ist eine Marke ihres Inhabers. Clockaroo ist mit Harvest nicht verbunden und wird von Harvest weder unterstützt noch gesponsert.

11. Verfügbarkeit und Support

Wir arbeiten daran, den Dienst verfügbar zu halten, sagen aber keine bestimmte Verfügbarkeit zu. Wartung, Störungen und Ereignisse außerhalb unseres Einflusses können ihn unterbrechen. Geplante Wartungen kündigen wir nach Möglichkeit vorher an.
Support erhalten Sie per E-Mail an hello@clockaroo.com, in der Regel an Werktagen.

12. Haftung

Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, aus einer von uns übernommenen Garantie und soweit zwingendes Recht eine nicht beschränkbare Haftung vorsieht (zum Beispiel die Haftung für fehlerhafte Produkte).
Bei leichter Fahrlässigkeit haften wir nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung Sie regelmäßig vertrauen dürfen), und zwar begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden.
In den oben genannten Fällen leichter Fahrlässigkeit ist unsere Haftung insgesamt auf die Entgelte begrenzt, die Sie in den 12 Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis für den Dienst gezahlt haben.
Im Übrigen ist unsere Haftung ausgeschlossen. Diese Begrenzungen gelten auch für unsere Beschäftigten und Erfüllungsgehilfen.

13. Laufzeit, Kündigung, Schließung und Ihre Daten

Free läuft, bis Sie Ihr Konto schließen. Team läuft für den gewählten Abrechnungszeitraum und verlängert sich automatisch, bis Sie kündigen.
Sie können Team jederzeit in der App kündigen. Team endet dann mit dem Ende des bezahlten Zeitraums, und der Arbeitsbereich wechselt zu Free; gelöscht wird nichts (Abschnitt 4).
Sie können Ihren Arbeitsbereich oder Ihr Konto jederzeit schließen. Beim Schließen Ihres Arbeitsbereichs oder Beenden Ihres Kontos wählen Sie, was mit dem Arbeitsbereich geschieht:
- Exportieren, dann alles löschen: Sie laden den vollständigen Export herunter (Abschnitt 8), und wir löschen den Arbeitsbereich mit allen Daten. Löschanträge führen wir innerhalb von 30 Tagen aus, außer für das, was wir gesetzlich aufbewahren müssen.
- Schreibgeschütztes Archiv behalten: Der Arbeitsbereich wird nicht mehr berechnet und bleibt für Ihre gesetzliche Aufbewahrungsfrist lesbar und exportierbar, damit Sie Ihre Aufbewahrungspflichten erfüllen können. Wir bewahren ihn mit seinen Rechnungen und Buchungsunterlagen auf, bis für keine seiner Rechnungen, Angebote, Ausgaben und Eingangsrechnungen mehr eine Aufbewahrungsfrist läuft (10 Jahre nach Ende des Jahres der jüngsten davon), mindestens aber 30 Tage nach dem Schließen, und löschen ihn danach.
Haben Sie das Archiv behalten und möchten es später löschen lassen, schreiben Sie an hello@clockaroo.com; wir löschen es innerhalb von 30 Tagen, außer dem, was wir gesetzlich aufbewahren müssen. Wie wir eine Person anonymisieren, die ihr Konto schließt, steht in der Datenschutzerklärung.
Wir können den Dienst für alle einstellen oder den Tarif Free beenden, mit einer Frist von mindestens 3 Monaten per E-Mail. Bezahlte Zeiträume erstatten wir dann anteilig, und Ihre Daten bleiben während der Frist und mindestens 30 Tage danach exportierbar.
Das Recht beider Parteien zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

14. Änderungen des Dienstes und dieser AGB

Über wesentliche Änderungen des Dienstes oder dieser AGB informieren wir Sie mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail. Für Team gelten sie ab Ihrer ersten Verlängerung an oder nach diesem Datum. Bis dahin können Sie kostenlos kündigen und Ihre Daten exportieren.
Änderungen, die gesetzlich vorgeschrieben sind oder nur Funktionen hinzufügen oder Ihre Stellung verbessern, können früher wirksam werden; auch darüber informieren wir Sie.
Für Preisänderungen gilt Abschnitt 5.

15. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Diese AGB unterliegen spanischem Recht. Für Streitigkeiten mit Unternehmen sind die Gerichte in Valencia, Spanien, ausschließlich zuständig.

Ist eine Bestimmung dieser AGB unwirksam, bleiben die übrigen wirksam.

16. Kontakt

hello@clockaroo.com