So importiert Ihre Kanzlei die Daten

Diese Anleitung ist für die Steuerkanzlei oder Buchhaltung von Teams, die ihre Rechnungen mit Clockaroo schreiben: was der Export im DATEV-Format enthält, wie er in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen und DATEV Unternehmen online kommt und was der kostenlose Lesezugang zeigt. Stand: 24. Oktober 2026.

Von Aleksandr Ulanov

Diese Seite ist keine Steuerberatung. Clockaroo ist weder von DATEV entwickelt noch von DATEV geprüft. Die Menüwege in DATEV stammen aus der DATEV-Hilfe; die Dokumente stehen unten bei den Quellen.

Nutzen Sie Clockaroo selbst, geben Sie den Link an Ihre Kanzlei weiter. Im Folgenden ist mit „Sie“ die Kanzlei gemeint.

Zwei Wege zu den Daten

• Ihr Mandant lädt den Export in Clockaroo unter Rechnungen > DATEV-Export herunter und gibt Ihnen die ZIP-Datei.
• Oder Sie laden ihn selbst herunter. Dafür lädt Ihr Mandant Sie unter Einstellungen > Zugang für Ihre Steuerkanzlei ein (Der Zugang für die Kanzlei).

Exportiert werden ganze Monate nach Rechnungsdatum, höchstens 12 auf einmal, je Monat ein Buchungsstapel. Die Rechnungsdateien und die Debitorenstammdaten liegen bei, solange die Häkchen „Rechnungen als PDF/XML beilegen“ und „Debitorenstammdaten beilegen“ gesetzt sind. Den Export gibt es für Teams, deren Firmendaten in Clockaroo Deutschland als Land nennen.

Was im Export steckt

Die CSV-Dateien sind in Windows-1252 kodiert, mit Semikolon als Trennzeichen, Dezimalkomma und dem Zeilenende CR LF. Jedes Feld wird vor dem Schreiben gegen die Feldregeln des DATEV-Formats geprüft; verletzt ein Wert eine Regel, bricht der Export mit einer Fehlermeldung ab, die den Wert nennt. Der Stapel trägt das Festschreibekennzeichen 0. Zahlungen und Entwürfe sind nicht enthalten.

Konten und Debitoren

Die Erlöskonten folgen den DATEV-Standardkontenrahmen 2026 als Automatikkonten. Der Mandant wählt SKR03 oder SKR04.

Ist die Sachkontenlänge größer als 4, werden die Konten mit Nullen aufgefüllt, aus 8400 wird bei Länge 5 also 84000.

Jeder Kunde erhält beim ersten Export ein eigenes Debitorenkonto, die niedrigste freie Nummer im Bereich 10000 bis 69999 bei Sachkontenlänge 4 (Debitorenkonten haben eine Stelle mehr als die Sachkonten). Die Nummer bleibt danach beim Kunden gespeichert. Statt einzelner Debitoren kann der Mandant einen Sammeldebitor für alle Kunden wählen; ohne eigene Angabe ist das Konto 69999. Sobald Debitorennummern vergeben sind, lässt sich die Sachkontenlänge in Clockaroo nicht mehr ändern.

Nicht im Stapel, aber in LIESMICH.txt aufgeführt und im Ordner Belege enthalten, sind Rechnungen, die so nicht gebucht werden können:

• Rechnung nicht in Euro (Fremdwährungen werden noch nicht exportiert)
• Rechnungsnummer enthält Zeichen, die DATEV im Belegfeld 1 nicht zulässt
• Steuersatz ohne zugeordnetes Erlöskonto (zugeordnet sind nur 19 % und 7 %)
• Steuersatz 0 % ohne zugeordnetes Erlöskonto
• steuerbefreite Rechnung, aber keine Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) hinterlegt
• Reverse-Charge ohne USt-IdNr. des Kunden oder mit Kunde außerhalb der EU
• im Inland nicht steuerbar, aber Kunde in der EU
• Betrag 0,00 EUR
• Debitorennummer des Kunden liegt außerhalb des Debitorenbereichs für diese Sachkontenlänge

Diese Belege buchen Sie von Hand.

Vor dem ersten Import

1. Einstellungen abgleichen. Beraternummer, Mandantennummer, Kontenrahmen, Sachkontenlänge und Beginn des Wirtschaftsjahres müssen zum Mandanten in DATEV passen. Sie stehen auf der Seite DATEV-Export. Ihr Mandant trägt sie ein, oder Sie tun es in Ihrem Zugang; ändern Sie sie, erhalten die Inhaber eine E-Mail.
2. Testimport. Auf derselben Seite gibt es eine Beispieldatei mit erfundenen Rechnungen aus Oktober 2026 und den Einstellungen des Mandanten: je eine Rechnung pro Erlöskonto und eine Stornorechnung. Importieren Sie sie zuerst in einen Testmandanten oder prüfen Sie sie mit dem DATEV-Prüfprogramm. Mit dem DATEV-Prüfprogramm hat Clockaroo die Dateien bisher nicht geprüft.

Import in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen

DATEV beschreibt den Import von Buchungsstapeln und Stammdaten im DATEV-Format über die Stapelverarbeitung (Dok.-Nr. 1034038 und 9211450). Der Buchungsstapel und die Debitoren-Datei aus Clockaroo sind solche Dateien:

1. Die ZIP-Datei entpacken. Komprimierte Dateien lassen sich nicht direkt importieren (Dok.-Nr. 1044208).
2. Den Mandantenbestand im DATEV-Rechnungswesen-Programm öffnen.
3. Im Menü Bestand | Importieren | Stapelverarbeitung wählen.
4. Im Fenster Stapelverarbeitung auf den Link Importieren klicken.
5. Im Fenster Importieren im Feld Quellverzeichnis den entpackten Ordner wählen.
6. Die Dateien markieren und auf Importieren klicken, danach auf Verarbeiten.

Erscheinen die Dateien nicht (Meldung REW04506 oder „Keine Daten vorhanden“), nennt DATEV unter anderem diese Ursachen: ein falsches Quellverzeichnis und Ordnungsbegriffe, die nicht zum Mandanten passen, also Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahr oder Stapeldatum. Mit Anzeige: Alle zeigt das Fenster Importieren alle Dateien mit ihren Ordnungsbegriffen (Dok.-Nr. 1044208). Am saubersten korrigieren Sie die Einstellungen in Clockaroo und exportieren neu.

Weil der Stapel das Festschreibekennzeichen 0 trägt, schreibt der Import ihn nicht fest. Wie DATEV das Kennzeichen beim Import behandelt, beschreibt Dok.-Nr. 1080697. Festschreiben können Sie den Stapel nach Ihrer Prüfung in DATEV.

Belege in DATEV Unternehmen online

Die Buchungen im Stapel enthalten keinen Beleglink. Arbeiten Sie mit DATEV Unternehmen online, laden Sie die Dateien aus dem Ordner Belege selbst nach DATEV Belege online hoch, zum Beispiel mit DATEV Upload online: in DATEV Unternehmen online links auf Belege hochladen klicken oder go.datev.de/upload öffnen (Dok.-Nr. 1039498). DATEV Upload online überträgt nach DATEV-Angaben auch Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung (Dok.-Nr. 1071558). Buchung und hochgeladener Beleg sind danach nicht automatisch verknüpft.

Wiederholte Exporte

Enthält ein Export Rechnungen, die schon in einem früheren Export waren, zum Beispiel weil ein Monat zweimal exportiert wurde, nennt LIESMICH.txt deren Nummern: „Bereits in einem früheren Export enthalten (bitte nicht doppelt buchen): …“. Die Seite DATEV-Export listet frühere Exporte mit Datum, Zeitraum, Zahl der Belege und Person. In Ihrem Zugang zeigt die Übersicht des Mandanten je Monat, ob er exportiert ist und ob seitdem neue Belege dazugekommen sind.

Der Zugang für die Kanzlei

Ihr Mandant lädt Sie per E-Mail ein. Der Zugang ist für Sie kostenlos und zählt für den Tarif Ihres Mandanten nicht als Person. Ein Team kann bis zu 3 Steuerkanzleien Zugang geben. Bevor sich die Unterlagen öffnen, richten Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einer Authenticator-App ein; Ihr Passwort geben Sie spätestens alle 12 Stunden erneut ein.

Mit Lesezugriff sehen Sie:

• ausgestellte Rechnungen und Stornorechnungen je Monat mit PDF- und XML-Datei, Zahlungsstatus und Versanddatum, auch als ZIP-Datei je Monat
• aus Harvest importierte Rechnungen als schreibgeschütztes Archiv
• Auswertungen nach Kunde und Projekt mit Stunden und Beträgen
• Ausgaben mit ihren Belegen im Original, auch als ZIP-Datei je Monat
• den Export im DATEV-Format mit den DATEV-Einstellungen und der Beispieldatei

Nicht sichtbar sind Entwürfe, Zeiteinträge, das Team mit seinen Kostensätzen, die Einstellungen, das Änderungsprotokoll und die Eingangsrechnungen aus dem Postfach. Ändern können Sie nichts außer den DATEV-Einstellungen.

Jeder Download einer Datei, einer ZIP-Datei, einer Auswertung oder des DATEV-Exports steht im Änderungsprotokoll des Mandanten. Entfernt der Mandant Ihren Zugang, enden Ihre Sitzungen sofort, und Sie erhalten eine E-Mail; den Zugang können Sie auch selbst beenden. Schließt der Mandant sein Team, bleiben die Unterlagen lesbar und exportierbar, die Einstellungen lassen sich dann nicht mehr ändern. Schließt der letzte Inhaber sein Konto, endet der Zugang.

Eingangsrechnungen

Rechnungen von Lieferanten, die im Postfach von Clockaroo ankommen, stehen nicht im Buchungsstapel: Für eine Buchung fehlt das Aufwandskonto, und das wählt die Buchhaltung. Ihr Mandant exportiert sie als ZIP-Datei mit einer CSV-Tabelle, den Originaldateien, den Prüfberichten und LIESMICH.txt, höchstens 12 Monate auf einmal.

Für Ihren Mandanten: Wie Clockaroo Rechnungen nummeriert, festschreibt und aufbewahrt, beschreibt die Vorlage für die Verfahrensdokumentation.