E-Rechnung Pflicht 2027: Wer muss ab wann E-Rechnungen ausstellen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie ab 2027 Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, und ab 2028 alle anderen. Ausnahmen gelten für Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Hier finden Sie die Fristen, die Formate und die Quellen. Stand: Oktober 2026.
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Für welche Rechnungen die Pflicht gilt
Die Pflicht betrifft Rechnungen an andere Unternehmen, wenn Sie und Ihr Kunde in Deutschland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Rechnungen an Privatpersonen fallen nicht darunter. Rechnungen an Unternehmen im Ausland ebenfalls nicht: Für Umsätze zwischen EU-Staaten plant die EU E-Rechnungen ab dem 1. Juli 2030 (ViDA).
Empfangen: Pflicht seit dem 1. Januar 2025
Alle inländischen Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Eine bestimmte Plattform schreibt das Gesetz nicht vor: E-Rechnungen kommen per E-Mail, über ein Download-Portal oder über Peppol. Eine XRechnung ist eine XML-Datei; um sie zu lesen, brauchen Sie ein Programm, das sie darstellt, zum Beispiel unseren kostenlosen Viewer zum E-Rechnung-Lesen.
Ausstellen: die Übergangsfristen
Wann Sie E-Rechnungen ausstellen müssen, regelt die Übergangsvorschrift in § 27 Abs. 38 UStG. Maßgeblich ist das Jahr, in dem Sie die Leistung erbringen.
| Ab | Wer | Was gilt |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen im Inland | Müssen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen dürfen sie für Leistungen in 2025 und 2026 weiterhin auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format wie PDF. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr | Müssen Rechnungen an Unternehmen im Inland als E-Rechnung ausstellen. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr | Dürfen für Leistungen in 2027 weiter Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF verwenden. |
| 1. Januar 2027 | Alle Unternehmen im Inland, unabhängig vom Umsatz | Rechnungen im EDI-Verfahren, also über einen zwischen den Parteien vereinbarten elektronischen Datenaustausch, bleiben für Leistungen in 2027 zulässig (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG). |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen im Inland | Müssen Rechnungen an Unternehmen im Inland als E-Rechnung ausstellen. Ausgenommen sind Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. |
| 1. Juli 2030 | Unternehmen in der EU (geplant) | E-Rechnungen und digitale Meldungen für Umsätze zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Staaten (ViDA). |
Für Rechnungen im Jahr 2027 zählt also Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026.
Kleinunternehmer
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro beträgt. Nach § 34a UStDV dürfen sie ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln, also auf Papier oder als PDF, auch ab 2028. Eine E-Rechnung dürfen sie mit Zustimmung des Empfängers trotzdem senden. Empfangen müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen können.
Was auf die Rechnung eines Kleinunternehmers gehört, mit Word-, Excel- und PDF-Datei: Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Rechnungen bis 250 Euro brutto dürfen nach § 33 UStDV immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden und brauchen weniger Pflichtangaben. Das gilt nicht, wenn der Kunde die Steuer schuldet (Reverse Charge).
Welche Angaben auf jede Rechnung gehören, als E-Rechnung wie als PDF: Pflichtangaben einer Rechnung.
Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und sich elektronisch verarbeiten lässt. In der Praxis sind das zwei Formate:
- XRechnung: eine reine XML-Datei in UBL- oder CII-Syntax, mit zusätzlichen deutschen Regeln.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei. Als E-Rechnung gelten alle Profile außer MINIMUM und BASIC WL, also BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG (Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Rechtlich zählt der XML-Teil.
Ein PDF ohne eingebettete XML-Datei ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. Eine Datei mit Formatfehlern gilt ebenfalls nur als sonstige Rechnung.
Versand und Aufbewahrung
Für den Versand gibt es keine Pflichtplattform. E-Mail, ein Download-Portal oder Peppol sind möglich. Besteht die Pflicht zur E-Rechnung, muss der Empfänger nicht zustimmen. Aufbewahren müssen Sie zumindest den strukturierten Teil, unversehrt in seiner ursprünglichen Form (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60). Heben Sie also die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF selbst auf, nicht nur einen Ausdruck.
Kostenlose Werkzeuge, ohne Konto
- E-Rechnung erstellen: Formular ausfüllen und eine XRechnung (XML) oder ein ZUGFeRD-PDF herunterladen.
- XRechnung Validator: eine E-Rechnung hochladen und mit dem offiziellen KoSIT-Validator oder mit Mustang prüfen.
- E-Rechnung lesen: eine erhaltene XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung als normale Rechnung anzeigen.
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Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ihre Rechnungen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung senden, also auf Papier oder als PDF, auch ab 2028. E-Rechnungen empfangen müssen sie seit dem 1. Januar 2025 trotzdem können.
Reicht 2027 noch ein PDF per E-Mail?
Nur, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr, also 2026, nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat und der Empfänger dem PDF zustimmt. Lag er darüber, müssen Sie Rechnungen an Unternehmen im Inland für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 als E-Rechnung ausstellen. Unabhängig vom Umsatz dürfen Kleinunternehmer nach § 19 UStG (§ 34a UStDV) und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) weiter als sonstige Rechnung gehen, also auf Papier oder als PDF. Diese beiden Ausnahmen gelten auch ab 2028.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatpersonen?
Nein. Die Pflicht gilt für Rechnungen an andere Unternehmen, wenn beide Seiten in Deutschland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG).
Gilt die Pflicht für Rechnungen an Kunden im Ausland?
Nein, die deutsche Pflicht betrifft nur Umsätze im Inland. Für Rechnungen zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Staaten sieht das EU-Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) E-Rechnungen ab dem 1. Juli 2030 vor.
Brauche ich eine Plattform oder ein Netzwerk für den Versand?
Nein. In Deutschland ist keine Plattform vorgeschrieben. Sie können E-Rechnungen per E-Mail, über ein Download-Portal oder über Peppol übermitteln. Besteht die Pflicht, ist die Zustimmung des Empfängers nicht nötig.
Ist ein ZUGFeRD-PDF eine E-Rechnung?
Ja, ab ZUGFeRD-Version 2.0.1 in allen Profilen außer MINIMUM und BASIC WL. Als E-Rechnung gelten also BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG (Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Rechtlich maßgeblich ist der eingebettete XML-Teil.
Quellen
- § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen), abgerufen im Oktober 2026
- § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsfristen), abgerufen im Oktober 2026
- § 19 UStG (Kleinunternehmer), abgerufen im Oktober 2026
- § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern), abgerufen im Oktober 2026
- § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnungen), abgerufen im Oktober 2026
- BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, 15. Oktober 2025
- IHK Köln: BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2025, abgerufen im Oktober 2026
- Europäische Kommission: VAT in the Digital Age (ViDA), abgerufen im Oktober 2026 (Englisch)
