Was ist eine XRechnung? Aufbau und Unterschied zu ZUGFeRD

Die XRechnung ist das deutsche Format für E-Rechnungen: eine reine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931, ohne sichtbares PDF. Entstanden ist sie für Rechnungen an Behörden, seit 2025 gilt sie auch zwischen Unternehmen als E-Rechnung. Aktuell ist Version 3.0, die nächste große Version 4.0 wird für Frühjahr 2027 erwartet. Stand: Oktober 2026.

Von Aleksandr Ulanov · Veröffentlicht am 23. Oktober 2026

XRechnung kostenlos erstellen In UBL oder CII, ohne Konto.

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Was eine XRechnung ist

Die XRechnung ist der Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie legt fest, wie die europäische Norm EN 16931 in Deutschland genutzt wird: als sogenannte CIUS (Core Invoice Usage Specification) mit einer Erweiterung. Betrieben wird der Standard von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats.

Das Bundesfinanzministerium beschreibt die XRechnung als rein strukturiertes Format, das auf Basis der EN 16931 entwickelt wurde und die Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG erfüllt. Neben dem Kernmodell der Norm gibt es eine Erweiterung; die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben stehen im Kernmodell (Abschnitt 14.1 Abs. 13 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025).

Die Norm EN 16931 geht auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 zurück. Dort ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht (Art. 2).

Wie eine XRechnung aussieht

Eine XRechnung ist für Programme gemacht. Damit Menschen sie lesen können, braucht es ein Programm, das sie darstellt (Abschnitt 14.1 Abs. 13 UStAE). Hier ein Ausschnitt aus einer XRechnung in UBL-Syntax, die unser Werkzeug mit fiktiven Beispieldaten erzeugt hat:

<cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
…
<cbc:ID>2026-0042</cbc:ID>
…
<cbc:IssueDate>2026-10-21</cbc:IssueDate>
…
<cbc:BuyerReference>04011000-12345-03</cbc:BuyerReference>
…
<cbc:RegistrationName>Kim Muster Design</cbc:RegistrationName>
…
<cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">2463.30</cbc:TaxInclusiveAmount>

Ganze Beispieldatei herunterladen (XML, 5 KB). Die Daten sind erfunden; die Datei hat unser Werkzeug erstellt, und sie besteht die Prüfung mit dem KoSIT-Validator für XRechnung 3.0.2.

Eine XRechnung, die Sie bekommen haben, zeigt unser Viewer als normale Rechnung: XRechnung öffnen und lesen.

UBL oder CII

Die XRechnung gibt es in zwei Syntaxen, UBL 2.1 und UN/CEFACT CII; beide gehören zum Standard. Wie die Daten der Norm in die jeweilige Syntax kommen, regeln CEN/TS 16931-3-2 (UBL) und CEN/TS 16931-3-3 (CII D16B). Beide Syntaxen tragen dieselben Rechnungsdaten. Welche Syntax Ihr Rechnungsempfänger erwartet, fragen Sie am besten dort nach.

Unser kostenloses Werkzeug erstellt beide, jeweils geprüft mit dem KoSIT-Validator für XRechnung 3.0.2.

Die Leitweg-ID

Für Rechnungen an Bundesbehörden muss die E-Rechnung unter anderem eine Leitweg-ID, die Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und die E-Mail-Adresse des Absenders enthalten; eine Lieferantennummer und eine Bestellnummer auch, wenn sie bei der Bestellung genannt wurden (§ 5 ERechV).

Die Leitweg-ID gehört in das Feld Käuferreferenz (BT-10). Sie bekommen sie vom Auftraggeber, zum Beispiel bei der Bundesnetzagentur mit dem Auftragsdokument. Jede Behörde nennt ihre eigene. Das Format der Leitweg-ID legt die KoSIT fest (Spezifikation in Version 2.0.2 vom 28. Juli 2021).

Auch zwischen Unternehmen braucht jede XRechnung das Feld BT-10 (Regel BR-DE-15). Bei Unternehmen tragen viele hier die Bestellnummer oder eine andere vereinbarte Referenz ein. Fehlt BT-10, ist das ein Verstoß gegen eine Geschäftsregel und für die Umsatzsteuer ohne Bedeutung. Anders bei Formatfehlern: Dann gilt die Datei nur als sonstige Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a und 6b). Ob Ihre Datei die Regeln einhält, zeigt Ihnen unser Validator: XRechnung prüfen.

XRechnung an Behörden (B2G)

Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten Rechnungen an Auftraggeber des Bundes elektronisch stellen (§ 3 Abs. 1 ERechV). Ausgenommen sind unter anderem Direktaufträge bis 1.000 Euro (§ 3 Abs. 3 ERechV). Grundsätzlich ist der Standard XRechnung zu verwenden; ein anderer Standard ist erlaubt, wenn er der europäischen Norm entspricht (§ 4 Abs. 1 ERechV). Änderungen an der XRechnung werden im Bundesanzeiger bekannt gegeben (§ 4 Abs. 2 ERechV).

Übermittelt wird über ein Verwaltungsportal des Bundes (§ 4 Abs. 3 ERechV). Die beiden Plattformen des Bundes, ZRE und OZG-RE, wurden am 19. September 2025 zusammengeführt. Geblieben ist die OZG-RE, mit Eingabe im Web, Hochladen und Peppol. Das Rechnungsportal des Bundes finden Sie unter xrechnung-bdr.de.

Die ERechV gilt für den Bund. Für Länder und Kommunen gelten eigene Regeln; die Rechnungsstelle nennt Ihnen Format und Weg.

XRechnung zwischen Unternehmen (B2B)

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie E-Rechnungen ab 2027, wenn ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, und ab 2028 alle (§ 14 Abs. 2 und § 27 Abs. 38 UStG). Die XRechnung ist eines der zulässigen Formate; welches zulässige Format Sie verwenden, ist Sache zwischen Ihnen und Ihrem Kunden (Abschnitt 14.1 Abs. 12 UStAE).

E-Rechnungspflicht ab 2027: wer, ab wann, Ausnahmen

XRechnung oder ZUGFeRD: was passt?

Beide Formate zählen in Deutschland als E-Rechnung. Der Unterschied liegt in der Datei:

Für Behörden nehmen Sie die XRechnung mit Leitweg-ID. Bei Unternehmen fragen Sie, was Ihr Kunde verarbeiten kann. Ein ZUGFeRD-PDF kann jeder auch ohne besondere Software lesen, weil das PDF die Rechnung zeigt.

Mehr zu ZUGFeRD und seinen Profilen

Versionen der XRechnung

Mittelfristig plant die KoSIT ein Hauptrelease pro Jahr statt eines Sommer- und eines Winterreleases; im Sommer 2026 gab es kein normatives Release. Unsere Werkzeuge prüfen gegen XRechnung 3.0.2 mit dem KoSIT-Validator 1.6.3.

XRechnung erstellen, lesen und prüfen

Erstellen: Mit unserem Werkzeug XRechnung kostenlos erstellen, in CII oder UBL. Vor dem Download prüft es die Datei mit dem KoSIT-Validator für XRechnung 3.0.2; herunterladen können Sie sie nur ohne Fehler. Ein Konto brauchen Sie nicht.

Lesen: Unser Viewer zeigt eine erhaltene XRechnung als lesbare Rechnung: XRechnung öffnen und lesen.

Prüfen: Unser Validator zeigt das Ergebnis des KoSIT-Validators: XRechnung prüfen. Auf das technische Ergebnis eines geeigneten Prüfprogramms dürfen Sie sich verlassen; den Prüfbericht sollten Sie aufbewahren (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a).

Aufbewahren: Heben Sie die XML-Datei selbst auf, acht Jahre lang (§ 14b UStG). Zumindest der strukturierte Teil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60).

Wenn Sie nach Stunden abrechnen

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