E-Rechnung empfangen und lesen: XRechnung und ZUGFeRD öffnen
Sie haben eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF erhalten und sehen nur Code? Laden Sie die Datei hoch. Die Rechnung erscheint mit Rechnungssteller, Positionen, Umsatzsteuer und Bankverbindung wie ein normales Dokument. Kostenlos, ohne Konto, und die Datei wird nicht gespeichert.
So lesen Sie eine erhaltene E-Rechnung
Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die Buchhaltungsprogramme automatisch auslesen. Öffnen Sie sie im Browser oder in einem Texteditor, sehen Sie nur Codezeilen. Dieses Werkzeug liest die Datei aus und zeigt die Angaben als Rechnung an. Ein ZUGFeRD-PDF können Sie normal öffnen, rechtlich zählt aber die eingebettete XML-Datei. Hier sehen Sie, was in diesem XML-Teil steht.
Oben steht der Rechnungssteller, also das Unternehmen, das Ihnen die Rechnung schickt. Der Rechnungsempfänger ist der Leistungsempfänger, in der Regel Ihr Unternehmen. Der Leistungszeitraum oder das Lieferdatum zeigt, wann die Leistung erbracht wurde. Unter Positionen steht jede abgerechnete Leistung mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Nettobetrag.
Die Umsatzsteuer wird je Steuersatz ausgewiesen, jeweils mit Nettobetrag und Steuerbetrag. Ist eine Leistung steuerfrei oder schulden Sie die Steuer selbst (Reverse Charge), stehen dort die Kategorie und der Befreiungsgrund. Unter Zahlung finden Sie das Zahlungsziel („Fällig am“ und Zahlungsbedingungen) und die Bankverbindung mit IBAN, BIC und Verwendungszweck.
Die Käuferreferenz ist bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber die Leitweg-ID, über die die Rechnung der zuständigen Stelle zugeordnet wird. Andere Empfänger nutzen das Feld für eine eigene Referenz, zum Beispiel eine Bestellnummer oder Kostenstelle.
Zum Drucken nutzen Sie die Druckfunktion Ihres Browsers (Strg+P, auf dem Mac Cmd+P). Als Drucker können Sie dort auch das Speichern als PDF wählen. Ein solcher Ausdruck oder ein solches PDF ist eine Lesekopie und ersetzt die E-Rechnung nicht.
An Ihre Steuerberatung geben Sie die Originaldatei weiter, also die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF so, wie Sie es erhalten haben. Die rechtlich maßgebliche Rechnung ist der strukturierte XML-Teil. Bewahren Sie die Originaldatei außerdem selbst für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist auf, unversehrt in ihrer ursprünglichen Form (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60; Stand: Oktober 2026).
Zusätzlich wird die Datei geprüft: XRechnung mit dem offiziellen KoSIT-Validator, andere Dateien mit Mustang. Ist die Rechnung ungültig, bitten Sie den Absender um eine korrigierte Fassung.
Was Sie mit einer empfangenen XRechnung tun
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Das Gesetz schreibt keinen Übertragungsweg vor: E-Rechnungen kommen per E-Mail, über ein Download-Portal oder über Peppol (Stand: Oktober 2026).
Prüfen Sie den Inhalt wie bei jeder Rechnung: Stimmen Rechnungssteller, Leistung, Beträge und Umsatzsteuer? Meldet die Prüfung oben Formatfehler, entspricht die Datei also nicht der zulässigen Syntax, gilt sie nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 als sonstige Rechnung. Verstöße gegen die Geschäftsregeln behandelt das Schreiben getrennt davon: Betreffen sie Pflichtangaben wie den Steuerbetrag, ist die Rechnung nicht ordnungsmäßig (Stand: Oktober 2026). Bitten Sie den Absender in beiden Fällen um eine korrigierte E-Rechnung.
Ab wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, steht auf der Seite E-Rechnungspflicht ab 2027. Eigene Rechnungen können Sie kostenlos und ohne Konto als XRechnung oder ZUGFeRD erstellen. Möchten Sie Ihre eigenen Dateien vor dem Versand prüfen, nutzen Sie den XRechnung Validator.
Was die Prüfung abdeckt
- XML-Schema: Ist die Datei gültiges UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII?
- EN 16931: die Geschäftsregeln der europäischen Norm (BR-...), zum Beispiel ob Summen und Steuerbeträge zusammenpassen.
- XRechnung: die zusätzlichen deutschen Regeln (BR-DE-...), zum Beispiel die Käuferreferenz (Leitweg-ID) und die Kontaktdaten des Rechnungsstellers.
- PDF/A-3 bei ZUGFeRD: ob das PDF, das die XML-Datei trägt, die Archivnorm erfüllt.
XRechnung-Dateien prüfen wir mit dem KoSIT-Validator 1.6.3 und der offiziellen Konfiguration für XRechnung 3.0.2. Andere EN-16931-Dateien und alle PDFs prüfen wir mit Mustang 2.26.0, einem Open-Source-Werkzeug, das für PDF/A veraPDF nutzt.
Nicht geprüft wird, ob der Inhalt stimmt: ob die Leistung erbracht wurde, ob die Preise zur Bestellung passen oder ob eine USt-IdNr. existiert.
Fragen zum Lesen von E-Rechnungen
Wie drucke ich eine XRechnung oder speichere sie als PDF?
Laden Sie die Datei hier hoch, bis die Rechnung angezeigt wird. Öffnen Sie dann die Druckfunktion Ihres Browsers (Strg+P, auf dem Mac Cmd+P) und wählen Sie einen Drucker oder das Speichern als PDF. Das Ergebnis ist eine Lesekopie. Die E-Rechnung bleibt die Originaldatei.
Welche Datei gebe ich meiner Steuerberatung weiter?
Die Originaldatei, so wie Sie sie erhalten haben: die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF. Rechtlich zählt der strukturierte XML-Teil, und er muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60). Ein Ausdruck oder ein selbst erstelltes PDF reicht dafür nicht (Stand: Oktober 2026).
Was ist die Leitweg-ID auf der Rechnung?
Die Leitweg-ID steht im Feld Käuferreferenz. Öffentliche Auftraggeber vergeben sie, damit eine XRechnung bei der zuständigen Stelle ankommt. Bei Rechnungen an Unternehmen kann dort eine andere Referenz stehen, zum Beispiel eine Bestellnummer.
Wird meine Rechnung gespeichert?
Nein. Die Datei wird nur verarbeitet, um sie anzuzeigen und zu prüfen, und danach sofort gelöscht. Wir speichern weder die Datei noch die Rechnungsdaten, und Sie brauchen kein Konto.
Datenschutz
Ihre Datei wird nur für diese Prüfung verarbeitet. Wir speichern weder die Datei noch die Rechnungsdaten, und Sie brauchen kein Konto. Während der Prüfung liegt die Datei in einem temporären Ordner auf unserem Server und wird danach sofort gelöscht. Die Validatoren laufen auf unserem Server; die Datei geht nicht an Dritte.
Stand: Oktober 2026. Diese Seite ist keine Rechts- oder Steuerberatung.