Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung? Aufbau und Profile

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, in dem eine XML-Datei mit denselben Rechnungsdaten steckt. Das PDF lesen Menschen, die XML-Datei liest die Buchhaltungssoftware. In Deutschland zählt eine ZUGFeRD-Rechnung als E-Rechnung, wenn sie ab Version 2.0.1 erstellt ist und ein anderes Profil als MINIMUM oder BASIC WL nutzt. Aktuell ist Version 2.5.2 vom 4. August 2026. Stand: Oktober 2026.

Von Aleksandr Ulanov · Veröffentlicht am 23. Oktober 2026

ZUGFeRD-Rechnung kostenlos erstellen Formular ausfüllen und PDF herunterladen, ohne Konto.

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Wie eine ZUGFeRD-Rechnung aufgebaut ist

ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Ein PDF-Dokument im Archivformat PDF/A-3 enthält die Rechnungsdaten zusätzlich als strukturierte XML-Datei. PDF und XML zeigen dieselbe Rechnung; das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) nennt das ein „inhaltlich identisches Mehrstück“. Die XML-Datei folgt dem Format Cross Industry Invoice (CII) der UN/CEFACT.

Herausgeber ist FeRD, das am 31. März 2010 unter dem Dach der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) gegründet wurde.

Zählt ZUGFeRD als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Aussteller und Empfänger können auch ein anderes Format vereinbaren, wenn sich daraus die nötigen Angaben richtig und vollständig auslesen lassen.

Das Bundesfinanzministerium nennt ZUGFeRD ausdrücklich: ZUGFeRD ab Version 2.0.1 beruht auf der Normenreihe EN 16931 und gehört zu den zulässigen Formaten, in allen Profilen außer MINIMUM und BASIC WL (Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025). Welches zulässige Format Sie verwenden, ist Sache zwischen Ihnen und Ihrem Kunden (Abschnitt 14.1 Abs. 12 UStAE).

Maßgeblich ist der strukturierte Teil. Weichen PDF und XML voneinander ab, gehen die Daten der XML-Datei vor (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE). Enthält das PDF andere Rechnungsangaben, zum Beispiel einen anderen Steuerbetrag, kann es als weitere Rechnung im Sinne von § 14c UStG gelten; zum Vorsteuerabzug berechtigt nur der strukturierte Teil (Abschnitt 14c.1 Abs. 4a UStAE). FeRD schreibt dazu: „Allein der strukturierte XML-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug.“

Ein PDF ohne eingebettete XML-Datei ist keine E-Rechnung. Eine Datei mit Formatfehlern gilt ebenfalls nur als sonstige Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a). Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen, und alle Unternehmen Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, weiter als PDF senden (§ 34a und § 33 UStDV). Wer ab wann E-Rechnungen ausstellen muss, steht auf unserer Seite zur E-Rechnungspflicht ab 2027.

Die ZUGFeRD-Profile

Ein Profil legt fest, wie viele Rechnungsdaten die XML-Datei enthält. Für Deutschland entscheidet das Profil darüber, ob die Datei als E-Rechnung zählt.

Inhalt der Profile: FNFE-MPE und FeRD, gemeinsame Veröffentlichung Factur-X 1.09.2 / ZUGFeRD 2.5.2. Einordnung: Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025.

Für Kunden in Frankreich gibt es außerdem das Referenzprofil EXTENDED-CTC-FR, eine Teilmenge von EXTENDED. Unser kostenloses Werkzeug erstellt ZUGFeRD im Profil EN 16931.

In der XML-Datei steht das Profil gleich am Anfang. So sieht das in einer Datei aus, die unser Werkzeug mit fiktiven Beispieldaten erzeugt hat:

<rsm:ExchangedDocumentContext>
  <ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
    <ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017</ram:ID>
  </ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
</rsm:ExchangedDocumentContext>
…
<ram:GrandTotalAmount>2463.30</ram:GrandTotalAmount>

Welche ZUGFeRD-Version aktuell ist

Aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2. FeRD hat das Infopaket dazu am 4. August 2026 veröffentlicht. Die Version 2.5 erschien am 10. Juni 2026, mit aktualisierten Codelisten nach EN 16931 und neuen Elementen im Profil EXTENDED. FeRD will nach jeder halbjährlichen Aktualisierung der Codelisten der EN 16931 zeitnah eine neue Version veröffentlichen. Achten Sie deshalb auf das Datum dieser Seite.

Für Deutschland setzt das BMF die Untergrenze bei Version 2.0.1. Die jeweils neueste Version verlangt es nicht (Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE). Ältere Versionen wie 2.1 oder 2.3 sind weiter im Umlauf; als E-Rechnung zählen alle ab 2.0.1 mit einem zulässigen Profil.

ZUGFeRD und Factur-X

„Technisch sind ZUGFeRD und Factur-X identisch“, schreibt FeRD. ZUGFeRD 2.5 entspricht Factur-X 1.09. Factur-X ist der Name, den das französische Forum FNFE-MPE verwendet; beide Foren veröffentlichen das Format gemeinsam. Für einen Kunden in Frankreich ist eine ZUGFeRD-Datei also dasselbe Dateiformat. Wie Rechnungen in Frankreich übermittelt werden müssen, regelt Frankreich selbst. Diese Seite behandelt nur das Format.

ZUGFeRD und XRechnung

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei in UBL- oder CII-Syntax, ohne sichtbares PDF. Das BMF nennt sie ein „rein strukturiertes Format (im Unterschied zu einem hybriden Format)“ (Abschnitt 14.1 Abs. 13 UStAE). ZUGFeRD verbindet PDF und XML in einer Datei. Für Rechnungen an Bundesbehörden ist grundsätzlich die XRechnung vorgesehen (§ 4 Abs. 1 ERechV).

Was eine XRechnung ist und wann Sie sie brauchen

Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen und prüfen

Jedes PDF-Programm zeigt den PDF-Teil. Die XML-Datei steckt als Anhang im PDF. Um die strukturierten Daten zu sehen und zu prüfen, ob die Datei gültig ist, brauchen Sie einen Viewer oder einen Validator.

• ZUGFeRD-PDF öffnen und lesen: Unser Viewer zeigt die eingebetteten Daten als Rechnung und nennt das Profil.
• ZUGFeRD-Datei prüfen: Unser Validator prüft ZUGFeRD-Dateien mit Mustang 2.26.0, das PDF/A mit veraPDF und die XML-Daten nach den Regeln der EN 16931. Die Profile MINIMUM und BASIC WL markiert er als nicht ausreichend für Deutschland.

Auf das technische Ergebnis eines geeigneten Prüfprogramms dürfen Sie sich verlassen; den Prüfbericht sollten Sie aufbewahren (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a). Ob Betrag und Leistung stimmen, prüft ein Validator nicht.

Eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen

Mit unserem kostenlosen Werkzeug können Sie eine ZUGFeRD-Rechnung kostenlos erstellen: Formular ausfüllen und ein ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931 herunterladen. Vorher prüft das Werkzeug die Datei mit Mustang, und herunterladen können Sie sie nur ohne Fehler. Ein Konto brauchen Sie dafür nicht. Warum sich ein vorhandenes PDF nicht einfach umwandeln lässt, erklärt die Seite PDF in ZUGFeRD umwandeln.

Wenn Sie nach Stunden abrechnen: Zusätzliche Unterlagen wie eine Stundenaufstellung dürfen der E-Rechnung als Anhang beiliegen. Alle Pflichtangaben müssen aber im strukturierten Teil stehen; ein Verweis auf eine externe Seite ersetzt sie nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35).

ZUGFeRD-Rechnungen aufbewahren

Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60). Da die XML-Datei im PDF steckt, heben Sie am einfachsten das ZUGFeRD-PDF selbst auf. Weitere Aufbewahrungsregeln nennt das BMF-Schreiben in Rn. 61.

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