Verfahrensdokumentation für Rechnungen und Belege: Vorlage zum Ausfüllen

Verfahrensdokumentation: Rechnungen, Eingangsrechnungen und Belege mit Clockaroo

1. Allgemeine Beschreibung

1.1 Unternehmen und Verantwortliche

1.2 Eingesetzte Programme

In Clockaroo entstehen Ausgangsrechnungen, Stornorechnungen und die erfassten Stunden dazu; dort kommen auch Eingangsrechnungen und Belege zu Ausgaben an. Gebucht wird außerhalb von Clockaroo, in der Regel in der Finanzbuchführung Ihrer Steuerkanzlei.

1.3 Aufgabe von Clockaroo in diesem Verfahren

Clockaroo ist eine Webanwendung für Zeiterfassung und Rechnungen. Die GoBD zählen Fakturierung, Zeiterfassung und Archivsysteme zu den Vor- und Nebensystemen, auch wenn sie in einer Cloud betrieben werden (GoBD Rz. 20). In Ihrem Verfahren übernimmt Clockaroo diese Aufgaben:

• Zeiten erfassen und in Rechnungszeilen übernehmen
• Ausgangsrechnungen und Stornorechnungen ausstellen, als PDF und, wo nötig, als E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung)
• Rechnungen per E-Mail versenden und den Versand nachweisen
• Eingangsrechnungen über ein eigenes Postfach oder per Upload annehmen und prüfen
• Ausgaben mit ihren Belegen erfassen
• diese Unterlagen aufbewahren und exportieren, auch im DATEV-Format für Ihre Steuerkanzlei

Für die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Bücher und Aufzeichnungen sind nach GoBD Rz. 21 allein Sie verantwortlich, auch wenn ein Dienstleister Aufgaben übernimmt. Diese Vorlage beschreibt den Teil des Verfahrens, der in Clockaroo abläuft.

2. Anwenderdokumentation

2.1 Rollen und Zugriff

• Inhaber stellen Rechnungen aus, senden und stornieren sie, pflegen Firmendaten und Rechnungsnummern, sehen das Änderungsprotokoll und erstellen Exporte.
• Teammitglieder erfassen Zeiten und eigene Ausgaben. Rechnungen und Beträge sehen sie nicht, Eingangsrechnungen nur, wenn ein Inhaber es ihnen erlaubt.
• Eine Steuerkanzlei hat nach Einladung durch einen Inhaber Lesezugriff auf ausgestellte Rechnungen, Auswertungen, Ausgaben mit Belegen und die Exporte, nur mit Zwei-Faktor-Authentifizierung. Ein Team kann bis zu 3 Steuerkanzleien Zugang geben.

2.2 Rechnungsentwurf

Eine Rechnung beginnt als Entwurf: aus den erfassten Stunden und abrechenbaren Ausgaben eines Kunden oder mit frei eingegebenen Zeilen. Ein Entwurf hat noch keine Rechnungsnummer und lässt sich ändern oder löschen. Stunden und Ausgaben, die auf einer Rechnungszeile stehen, kann keine zweite Rechnung übernehmen.

Wiederkehrende Rechnungen legen je nach Einstellung einen Entwurf an oder stellen die Rechnung selbst aus. Sie durchlaufen dabei dieselben Prüfungen wie eine Rechnung, die Sie von Hand ausstellen.

2.3 Prüfung vor dem Ausstellen

Vor dem Ausstellen prüft Clockaroo den Entwurf. Fehlt eine Angabe, lässt er sich nicht ausstellen, und die Liste nennt, was fehlt, zum Beispiel Ihre Anschrift, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., die Anschrift des Kunden, den Leistungszeitraum oder das Fälligkeitsdatum.

Das Dateiformat wählt Clockaroo nach dem Kunden: XRechnung für Kunden in Deutschland mit Leitweg-ID, ZUGFeRD im Profil EN 16931, wenn ein Unternehmen aus Deutschland oder Österreich einem Unternehmen in Deutschland oder Österreich eine Rechnung stellt, sonst ein PDF. Ein beim Kunden hinterlegtes Format geht vor.

Jede E-Rechnung wird vor dem Ausstellen geprüft: XRechnung mit dem KoSIT-Validator 1.6.3 (XRechnung 3.0.2), ZUGFeRD mit Mustang 2.26.0. Meldet die Prüfung einen Fehler, wird die Rechnung nicht ausgestellt. Geprüft werden Aufbau und Pflichtangaben der Datei; ob Leistung, Menge und Betrag stimmen, prüft das Programm nicht.

2.4 Rechnungsnummern

Die Rechnungsnummer vergibt Clockaroo erst beim Ausstellen, in derselben Datenbanktransaktion und unter einer Sperre des Nummernkreises. Schlägt das Ausstellen fehl, wird die Transaktion zurückgerollt, und die Nummer bleibt frei. So hinterlassen fehlgeschlagene Versuche keine Lücken, und zwei gleichzeitige Vorgänge erhalten nie dieselbe Nummer.

Voreingestellt sind ein Nummernkreis für Rechnungen (erste Nummer eines Jahres: 2026-0001) und ein eigener für Stornorechnungen (S2026-0001). Enthält das Präfix das Jahr, beginnt die Zählung jedes Jahr wieder bei 1. Präfix und Stellenzahl ändern Inhaber unter Einstellungen > Firmendaten > Rechnungsnummern; erlaubt sind nur Zeichen, die DATEV im Belegfeld 1 zulässt.

Die nächste Nummer lässt sich nur erhöhen; die Datenbank lehnt es ab, einen Zähler zurückzusetzen. Wer sie erhöht, zum Beispiel um an Nummern aus einem früheren Programm anzuschließen, überspringt Nummern bewusst. Jede Änderung an Präfix, Stellenzahl und Zähler steht im Änderungsprotokoll.

2.5 Ausstellen und Festschreiben

Beim Ausstellen speichert Clockaroo alles, was die Rechnung zeigt, als festen Stand bei der Rechnung: Ihre Firmendaten mit Steuernummer und Bankverbindung, die Daten des Kunden, die Zeilen mit Steuersätzen und Texten, Währung und Sprache. Aus diesem Stand entstehen einmal die Dateien: das PDF und bei E-Rechnungen die XML-Datei (bei ZUGFeRD in das PDF eingebettet). Jede Datei wird mit ihrer SHA-256-Prüfsumme und der Version der erzeugenden Software gespeichert und danach nie neu erzeugt.

Damit ist die Rechnung festgeschrieben. Spätere Änderungen an Firmendaten oder Kunden ändern sie nicht. Neben der Anwendung lehnt auch die Datenbank selbst jede Änderung an Inhalt und Dateien einer ausgestellten Rechnung ab; änderbar bleiben nur der Zahlungsstatus und die Stornierung. Löschen lässt sich eine ausgestellte Rechnung nicht. Stunden und Ausgaben auf einer ausgestellten Rechnung sind gesperrt.

2.6 Versand

Aus Clockaroo versenden Sie eine ausgestellte Rechnung per E-Mail mit den gespeicherten Dateien als Anhang; sie werden dafür nicht neu erzeugt. Nach dem Versand speichert Clockaroo einen Nachweis mit Zeitpunkt, Empfängeradresse, Message-ID der E-Mail und den Dateinamen mit ihren SHA-256-Prüfsummen. Für Zahlungserinnerungen gilt dasselbe. Diese Nachweise lassen sich weder ändern noch löschen.

Sie können die Dateien auch herunterladen und selbst versenden, zum Beispiel über ein Portal Ihres Kunden. Ein solcher Versand liegt außerhalb von Clockaroo.

2.7 Zahlungen

Einen Zahlungseingang markieren Inhaber von Hand als „Bezahlt“; das lässt sich zurücknehmen. Beides steht im Änderungsprotokoll. Clockaroo gleicht keine Kontoauszüge ab, und der Export im DATEV-Format enthält keine Zahlungen.

2.8 Korrektur und Stornierung

Eine ausgestellte Rechnung wird nicht bearbeitet. Für eine Korrektur stornieren Sie sie: Clockaroo stellt eine Stornorechnung über den vollen Betrag aus, mit eigener Nummer aus dem Nummernkreis für Stornorechnungen, im selben Format wie das Original und mit dem Hinweis „Vollständige Stornierung der Rechnung Nr. … vom …“. Sie wird wie eine Rechnung geprüft, festgeschrieben und aufbewahrt. Das Original erhält den Status „Storniert“ und bleibt unverändert. Danach stellen Sie bei Bedarf eine neue Rechnung aus.

Beim Stornieren wählen Sie, ob die Stunden und Ausgaben der Rechnung wieder abrechenbar werden; welche das waren, steht im Änderungsprotokoll. Eine teilweise Stornierung gibt es nicht. Korrigiert wird immer mit einer vollständigen Stornorechnung und einer neuen Rechnung.

2.9 Eingangsrechnungen im Postfach

Jedes Team kann Rechnungen seiner Lieferanten unter einer eigenen E-Mail-Adresse empfangen. Dateien lassen sich auch hochladen, bis zu 20 auf einmal mit je höchstens 5 MB; eine E-Mail darf bis zu 20 MB groß sein.

Jede Rechnungsdatei speichert Clockaroo genau so, wie sie angekommen ist, mit ihrer SHA-256-Prüfsumme. Kommt dieselbe Datei ein zweites Mal, entsteht kein zweiter Eintrag; der erneute Eingang steht im Änderungsprotokoll. Steckt in einem PDF eine XML-Datei (ZUGFeRD), wird sie zusätzlich als abgeleitete Kopie gespeichert. Das Original bleibt die empfangene Datei.

Danach prüft Clockaroo die Datei: XRechnung mit dem KoSIT-Validator, ZUGFeRD und andere PDF-Rechnungen mit Mustang. Das Ergebnis (zum Beispiel „Gültige E-Rechnung“ oder „Keine E-Rechnung“), die aus der XML-Datei gelesenen Angaben und der Prüfbericht mit den Versionen der Prüfprogramme werden einmal gespeichert und lassen sich danach nicht mehr ändern. Ob Leistung und Betrag stimmen, prüft das Programm nicht.

Den Arbeitsstand halten Sie mit dem Status fest: „Zu prüfen“, „Geprüft“ oder „Bezahlt“. Exportierte Rechnungen erhalten eine Markierung. Aussortierte Rechnungen (zum Beispiel Spam) lassen sich 30 Tage lang wiederherstellen; danach werden sie mit ihren Dateien gelöscht. Jede dieser Änderungen steht im Änderungsprotokoll.

Eingangsrechnungen bleiben bis zum Ende des 10. Jahres nach dem Jahr ihres Eingangs gespeichert (Eingang 2026: bis 31.12.2036), auch wenn das Team geschlossen wird. Die ursprüngliche E-Mail-Datei löscht Clockaroo nach 30 Tagen, außer sie trägt eine digitale Signatur. Für Ihre Steuerkanzlei exportieren Sie bis zu 12 Monate auf einmal als ZIP-Datei mit einer CSV-Tabelle, den Originaldateien, den Prüfberichten und einer Datei LIESMICH.txt.

2.10 Ausgaben und Belege

Zu jeder Ausgabe lassen sich bis zu 3 Belege speichern, als Foto (JPEG oder PNG) oder als PDF mit je höchstens 10 MB. Clockaroo erkennt den Dateityp am Inhalt der Datei und speichert sie Byte für Byte mit ihrer SHA-256-Prüfsumme. Fotografieren Sie in der App mit der Kamera, verkleinert der Browser das Foto beim Aufnehmen und speichert es als JPEG ohne Ortsangaben; diese Datei ist die gespeicherte Aufnahme. Hochgeladene Dateien bleiben, wie sie sind; nur die Ansicht in der App zeigt Fotos ohne Metadaten.

Ein gespeicherter Beleg lässt sich nicht ändern. Solange die Ausgabe auf keiner ausgestellten Rechnung steht, können Sie einen Beleg entfernen oder die Ausgabe löschen. Eine gelöschte Ausgabe lässt sich 30 Tage lang wiederherstellen; danach löscht Clockaroo gelöschte Ausgaben und entfernte Belege endgültig. Entfernen, Löschen und endgültiges Löschen stehen im Änderungsprotokoll. Steht die Ausgabe auf einer ausgestellten Rechnung, lehnt die Datenbank das Entfernen ab.

Belege von Ausgaben, die nicht gelöscht werden, bleiben bis zum Ende des 10. Jahres nach dem Jahr der Ausgabe gespeichert, auch wenn das Team geschlossen wird. Eine Ausgabe aus einer Eingangsrechnung verweist auf deren Originaldatei im Postfach und speichert keine Kopie.

Für Papierbelege, die Sie fotografieren, verlangen die GoBD eine dokumentierte Organisationsanweisung (Rz. 136). Diese Punkte gehören hinein:

2.11 Export und Datenzugriff

Inhaber können jederzeit alle Daten des Teams als ZIP-Datei exportieren, in jedem Tarif und auch in einem geschlossenen Team, auf Wunsch auf einen Zeitraum beschränkt. Die Datei enthält:

• alle Tabellen als CSV-Dateien (UTF-8, erste Zeile mit den Spaltennamen, Werte wie gespeichert) mit IDs und Verweisen, darunter Kunden, Projekte, Zeiteinträge, Rechnungen, Rechnungszeilen, Umsatzsteuer je Steuersatz, Versandnachweise, Eingangsrechnungen, Ausgaben und das Änderungsprotokoll
• die Originaldateien jeder ausgestellten Rechnung und Stornorechnung, mit dem festgeschriebenen Stand als snapshot.json
• die Eingangsrechnungen mit ihren Prüfberichten und die Belege, jeweils in der empfangenen oder hochgeladenen Form
• Listen der Prüfsummen (SHA256SUMS) und eine README.txt, die Tabellen, Felder und Verknüpfungen beschreibt

Der Export wird im Hintergrund erstellt und lässt sich 7 Tage lang herunterladen. Eine Beschreibungsdatei nach dem Beschreibungsstandard der Finanzverwaltung (index.xml) enthält er nicht; die Felder beschreibt die README.txt. Ob der Export für eine Datenträgerüberlassung in einer Außenprüfung genügt (§ 147 Abs. 6 AO), klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei oder mit der Prüferin oder dem Prüfer. Einen eigenen Zugang für Betriebsprüfer gibt es nicht; zur Einsicht zeigen Sie die Daten in Ihrem Konto.

Getrennt davon gibt es den Export im DATEV-Format für Ihre Steuerkanzlei: ausgestellte Rechnungen und Stornorechnungen von bis zu 12 Monaten als Buchungsstapel, mit den Debitoren und den Rechnungsdateien.

3. Technische Systemdokumentation

3.1 Aufbau und Speicherort

Clockaroo ist eine Webanwendung (Ruby on Rails) mit einer PostgreSQL-Datenbank. Sie läuft auf einem Server der netcup GmbH in Nürnberg. Die Dateien ausgestellter Rechnungen, die Eingangsrechnungen und die Belege liegen in derselben Datenbank, damit jede Datenbanksicherung sie mit erfasst. Cloudflare stellt die verschlüsselte Verbindung zur Website her und empfängt die E-Mails an die Postfächer; E-Mails versendet Resend. Alle Dienstleister nennt die Datenschutzerklärung von Clockaroo.

3.2 Schutz vor Änderungen

Neben den Prüfungen in der Anwendung schützen Trigger in der Datenbank die festgeschriebenen Daten. Sie lehnen ab:

• jede Änderung an Inhalt, Nummer, Datum und Beträgen einer ausgestellten Rechnung oder Stornorechnung und ihr Löschen; erlaubt sind nur festgelegte Wechsel des Zahlungsstatus und die Stornierung
• jede Änderung an den Zeilen einer ausgestellten Rechnung
• jede Änderung und jedes Löschen gespeicherter Rechnungsdateien und Versandnachweise
• jede Änderung und jedes Löschen im Änderungsprotokoll
• das Zurücksetzen des Zählers eines Nummernkreises
• Änderungen an Zeiteinträgen und Ausgaben, die auf einer ausgestellten Rechnung stehen
• Änderungen an Originaldatei, Prüfergebnis und gelesenen Angaben einer Eingangsrechnung und ihr Löschen, außer 30 Tage nach dem Aussortieren
• Änderungen an Belegen und ihr Löschen, außer 30 Tage nach dem Entfernen bei Ausgaben, die auf keiner ausgestellten Rechnung stehen
• das Leeren dieser Tabellen in einem Schritt (TRUNCATE)

Im Betrieb arbeitet die Anwendung mit einer Datenbankrolle, der für das Änderungsprotokoll, die Rechnungsdateien und die Versandnachweise das Recht zum Ändern und Löschen fehlt. Änderungen am Datenbankschema laufen unter einer getrennten Rolle.

3.3 Prüfsummen

Für jede gespeicherte Datei (Rechnungsdateien, Eingangsrechnungen, Belege) speichert Clockaroo beim Speichern eine SHA-256-Prüfsumme. Der Export enthält dazu je Ordner eine Datei SHA256SUMS. Mit dem Befehl shasum -a 256 -c SHA256SUMS, ausgeführt im jeweiligen Ordner, prüfen Sie, dass keine Datei verändert wurde. Die Prüfsummen der Dateien einer Rechnung stehen außerdem im Änderungsprotokoll beim Eintrag „Rechnung ausgestellt“.

3.4 Programmversionen

Zu jeder ausgestellten Rechnung und jeder ihrer Dateien speichert Clockaroo die Version der Software, die die Dateien erzeugt hat (Spalte engine_version im Export). Die Versionen der Prüfprogramme nennt Abschnitt 2.3, bei Eingangsrechnungen auch der gespeicherte Prüfbericht. Eine öffentliche Liste der Programmänderungen von Clockaroo gibt es noch nicht. Diese Beschreibung trägt ein Datum; ändert sich das beschriebene Verfahren, erscheint eine neue Fassung mit neuem Datum (Abschnitt 5).

3.5 Änderungsprotokoll

Das Änderungsprotokoll hält mit Zeitpunkt, handelnder Person und Weg (Web, API, KI-Assistent, Import oder System) unter anderem fest:

• Ausstellen (mit Nummer, Betrag und Prüfsummen der Dateien), Versand, Zahlungsstatus und Stornierung von Rechnungen
• Änderungen an den Firmendaten, darunter Anschrift, Steuernummer, USt-IdNr., Kleinunternehmerregelung, Steuersatz und Bankverbindung
• Änderungen an Nummernkreisen und Zählern und an den DATEV-Einstellungen
• Eingang, Status, Aussortieren und Export von Eingangsrechnungen
• Anlegen, Ändern, Löschen und endgültiges Entfernen von Ausgaben und Belegen
• Zugänge von Steuerkanzleien, ihre Exporte und die Exporte der Inhaber

Einträge lassen sich weder bearbeiten noch löschen. Inhaber sehen das Protokoll unter Einstellungen > Änderungsprotokoll; der Export enthält es als audit_log.csv.

3.6 Datensicherung und Zugriffsschutz

Datensicherungen der Datenbank speichert Clockaroo verschlüsselt außerhalb des Hauptservers, mit Speicherort in der EU, und bewahrt sie 30 Tage auf (Datenschutzerklärung, Abschnitte 9 und 12).

Angemeldet wird mit E-Mail-Adresse und Passwort; Inhaber können für ihr Team die Zwei-Faktor-Authentifizierung verlangen. Steuerkanzleien brauchen sie immer und geben ihr Passwort spätestens nach 12 Stunden erneut ein. Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS).

4. Betriebsdokumentation

4.1 Betrieb durch Clockaroo

Server, Updates und Datensicherung betreibt Clockaroo. Ein Tarifwechsel, das Ende der Testphase oder eine ausbleibende Zahlung löschen keine Unterlagen. Im Tarif Free pausiert nur das Ausstellen neuer Rechnungen, wenn 5 Rechnungen im Monat erreicht sind.

Wird ein Team geschlossen, bleibt es als schreibgeschütztes Archiv erhalten: Rechnungen, Eingangsrechnungen, Belege und das Änderungsprotokoll bleiben lesbar und exportierbar. Ausgestellte Rechnungen bewahrt Clockaroo 10 Jahre nach Ende des Ausstellungsjahres auf; nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löscht Clockaroo geschlossene Teams (Datenschutzerklärung, Abschnitt 12). Früher löscht Clockaroo ein Team mit allen Daten nur, wenn der Inhaber das ausdrücklich verlangt und vorher den Export heruntergeladen hat. Die Aufbewahrung liegt dann bei ihm.

Gesetzlich gelten für Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre, für Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 3 und 4 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind.

4.2 Ihre Abläufe

4.3 Systemwechsel und Ende der Nutzung

Wechseln Sie das Programm, dürfen Sie das alte System nach GoBD Rz. 142 nur abschalten, wenn alle aufbewahrungspflichtigen Daten mit Stammdaten, Bewegungsdaten und Verknüpfungen gleichwertig in ein anderes System übernommen sind. Der vollständige Export von Clockaroo enthält dafür alle Tabellen mit ihren Verknüpfungen und die Originaldateien. Sie können das Team stattdessen auch schließen und als lesbares Archiv behalten.

5. Änderungen dieser Dokumentation

5.1 Fassungen

Änderungen der Verfahrensdokumentation müssen nachvollziehbar sein, zum Beispiel durch Versionen mit einer Änderungshistorie (GoBD Rz. 154). Bewahren Sie jede Fassung so lange auf wie die Unterlagen, die sie erklärt.

Die Beschreibung von Clockaroo in dieser Vorlage hat den Stand 24. Oktober 2026 (Fassung 1).