Rechnungsnummer: Regeln, Nummernkreise und Beispiele

Jede Rechnung braucht eine Rechnungsnummer, die es nur einmal gibt. Wie Sie die Nummer aufbauen, entscheiden Sie selbst, auch mit Jahr oder Buchstaben und in mehreren Nummernkreisen. Hier steht, was das Umsatzsteuergesetz und der Umsatzsteuer-Anwendungserlass dazu sagen, welche Formate üblich sind und wie Clockaroo nummeriert. Stand: Oktober 2026.

Von Aleksandr Ulanov · Veröffentlicht am 24. Oktober 2026

Diese Seite ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Sie gilt für Unternehmen in Deutschland. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Was das Gesetz verlangt

Eine Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“, enthalten. Zwei Dinge zählen also: Die Nummer folgt einer Reihe, und dieselbe Nummer kommt kein zweites Mal vor.

Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) erklärt den Zweck: Durch die Nummer „soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist“ (Abschnitt 14.5 Abs. 10 Satz 1 UStAE). Er erlaubt ausdrücklich mehr als reine Ziffern:

• „eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen“ (Satz 2),
• „eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben“ (Satz 3).

Muss die Nummernfolge lückenlos sein?

Nach dem UStAE nicht: „Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend“ (Abschnitt 14.5 Abs. 10 Satz 4 UStAE). Fehlt in Ihrer Folge eine Nummer, etwa weil Sie einen Entwurf verworfen haben, macht das die übrigen Rechnungen nicht fehlerhaft.

Unser Rat: Notieren Sie trotzdem, warum eine Nummer fehlt. Bei einer Betriebsprüfung können Sie die Lücke dann sofort erklären. Eine Folge ohne Lücken erspart Ihnen diese Notizen.

Mehrere Nummernkreise

Sie dürfen mehrere Nummernkreise führen. Der UStAE überlässt es dem Rechnungsaussteller, „wie viele und welche separaten Nummernkreise geschaffen werden“, und nennt Beispiele: Nummernkreise für Zeiträume wie Monate, Wochen oder Tage, für verschiedene Filialen oder Betriebsstätten (Abschnitt 14.5 Abs. 11 UStAE).

Eine Bedingung gibt es: Jede Rechnung muss sich „leicht und eindeutig dem jeweiligen Nummernkreis zuordnen“ lassen, zum Beispiel durch ein Kürzel für den Nummernkreis, und die Rechnungsnummer muss einmalig bleiben (Abs. 11 Satz 4).

Gängige Formate

Die Nummer muss nichts über den Kunden oder den Betrag verraten. Wählen Sie ein Format, das Sie über Jahre durchhalten, und ändern Sie es möglichst nur zum Jahreswechsel.

Arbeitet Ihre Steuerberatung mit DATEV, halten Sie die Nummer kurz und verzichten Sie auf Leerzeichen, Punkte, Kommas und Umlaute. Clockaroo lässt deshalb nur Buchstaben von A bis Z, Ziffern und die Zeichen - / _ $ & % * + zu, mit höchstens 36 Zeichen.

Gutschrift, Stornorechnung und Kleinbetrag

• Gutschrift: Rechnet Ihr Kunde über Ihre Leistung ab (Gutschrift im Sinne des § 14 Abs. 2 UStG), vergibt er die Nummer: „Im Fall der Gutschrift ist die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftsaussteller zu vergeben“ (Abschnitt 14.5 Abs. 13 UStAE).
• Stornorechnung: Heben Sie eine Rechnung auf, bekommt die Stornorechnung eine eigene Nummer. Die Nummer der ursprünglichen Rechnung bleibt vergeben und wird nicht neu benutzt.
• Kleinbetragsrechnung: Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag nach § 33 UStDV „müssen keine fortlaufende Nummer enthalten“ (Abschnitt 14.5 Abs. 14 UStAE). Für Ihre Buchhaltung ist eine Nummer trotzdem praktisch.
• Kleinunternehmer: Die Angaben für Rechnungen nach § 19 UStG stehen in § 34a UStDV, und eine Rechnungsnummer gehört nicht dazu. Eine Nummer hilft Ihnen aber, Zahlungen zuzuordnen, und Sie müssen nichts umstellen, wenn Sie die Grenze einmal überschreiten.

Was tun bei einer doppelten oder falschen Nummer?

Eine Rechnung lässt sich berichtigen, wenn Angaben fehlen oder unzutreffend sind. Dafür übermitteln Sie die richtige Angabe „durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist“ (§ 31 Abs. 5 UStDV). Ihr Kunde braucht für den Vorsteuerabzug „eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung“ (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG); sprechen Sie eine Berichtigung deshalb mit ihm ab.

So vergibt Clockaroo Rechnungsnummern

Mit Clockaroo denken Sie über Rechnungsnummern nicht mehr nach. Die App zählt für Sie, ohne Lücken und ohne doppelte Nummern:

• Beim Ausstellen: Ein Entwurf hat noch keine Nummer. Die Nummer wird erst vergeben, wenn Sie die Rechnung ausstellen. Scheitert das Ausstellen, ist die Nummer wieder frei. So entstehen keine Lücken.
• Jahr und vier Stellen: Ohne Ihre Änderung lauten die Nummern 2026-0001, 2026-0002 und so weiter. Im Januar beginnt die Zählung wieder bei 1.
• Eigene Nummernkreise: Stornorechnungen zählen getrennt (S2026-0001), Angebote ebenfalls (AN-2026-0001). Ihre Rechnungsnummern bleiben damit lückenlos.
• Ihr eigenes Format: In den Einstellungen wählen Sie ein Präfix mit bis zu 20 Zeichen und 1 bis 10 Stellen. Mit {YYYY} im Präfix steht das Jahr in der Nummer. Die nächste Nummer lässt sich nur erhöhen, und jede Änderung steht im Änderungsprotokoll.
• Weiterzählen: Haben Sie bisher mit unserem kostenlosen Formular oder mit Harvest Rechnungen geschrieben, kann die App an Ihre letzte Nummer anschließen, wenn das Format passt.

Aus erfassten Stunden wird mit einem Klick eine Rechnung mit der richtigen nächsten Nummer, für Geschäftskunden in Deutschland gleich mit ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei. Preise ansehen oder kostenloses Konto anlegen.

Welche Angaben außer der Nummer auf jede Rechnung gehören, steht unter Pflichtangaben einer Rechnung. Schreiben Sie an Kunden im Ausland, lesen Sie Rechnung auf Englisch. Eine einzelne E-Rechnung erstellen Sie ohne Konto mit E-Rechnung erstellen; dort tragen Sie die Nummer selbst ein.