Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich ist Aleksandr Ulanov, Gran Via de les Germanies 29, 46006 Valencia, Spanien (Angaben im Impressum). Fragen zum Datenschutz: hello@clockaroo.com.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da das Gesetz für unsere Verarbeitung keinen verlangt.

2. Unsere zwei Rollen

• Verantwortlicher: für Besucher dieser Website und der kostenlosen Tools, für die Konten der Personen, die sich anmelden, sowie für Rechnungskontakte, Support-E-Mails und unsere eigenen Protokolle. Diese Erklärung betrifft diese Daten.
• Auftragsverarbeiter: für alles, was ein Kunde in einem Arbeitsbereich (in der App „Team“) speichert: Namen und Zeiteinträge des Teams, Ausgaben mit den hochgeladenen Belegen (Fotos oder Dateien), Kunden und deren Kontakte, Rechnungen und ihre Dateien, Rechnungen und E-Mails, die über das Postfach für Eingangsrechnungen eingehen (Abschnitt 16), Kalendertermine, die Teammitglieder verbinden, sowie aus anderen Tools importierte Daten. Verantwortlich für diese Daten ist der Kunde (das Unternehmen, dem der Arbeitsbereich gehört); er entscheidet, was mit ihnen geschieht. Für diese Verarbeitung gilt unser Auftragsverarbeitungsvertrag. Wenn Sie Kunde, Lieferant, Teammitglied oder Steuerkanzlei eines unserer Kunden sind, wenden Sie sich bitte zuerst an dieses Unternehmen; wir leiten Anfragen dorthin weiter.

3. Grundsätze

• Wir zeigen keine Werbung und verkaufen keine personenbezogenen Daten.
• Wir erheben nur, was der Dienst braucht.
• Die Daten der Arbeitsbereiche liegen auf unserem Server bei der netcup GmbH in Nürnberg, Deutschland.

4. Diese Website und die kostenlosen Tools

• Server-Logs: Unser Webserver protokolliert IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und Browsertyp, um den Dienst abzusichern und Fehler zu finden. Die Logs werden höchstens 14 Tage gespeichert. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionierenden Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• E-Rechnung erstellen: Beim Herunterladen geht das Formular nur an unseren Server, um die Datei zu erzeugen und zu prüfen. Gespeichert wird nichts. Wenn Sie „in einem kostenlosen Konto speichern“ wählen, speichern wir das geprüfte Formular (Verkäufer-, Kunden-, Bank- und Rechnungsdaten) bis zu 24 Stunden, verknüpft mit einem Zufallstoken, das nur in Ihrem Sitzungscookie liegt (unsere Datenbank enthält nur einen Hash davon). Beim Übernehmen oder Verwerfen werden die Formulardaten sofort gelöscht; was übrig bleibt, wird nach 24 Stunden gelöscht. Nach der Übernahme gehören die Daten zu Ihrem Konto wie andere Einstellungen, Kunden und Entwürfe.
• E-Rechnung prüfen: Eine hochgeladene Datei wird geprüft, und das Ergebnis wird Ihnen angezeigt. XRechnung-Dateien prüfen wir mit dem offiziellen KoSIT-Validator, ZUGFeRD-Dateien mit den Open-Source-Validatoren Mustang und veraPDF. Alle Prüfungen laufen auf unserem eigenen Server. Die Datei wird nur für diese Anfrage verarbeitet und sofort gelöscht; wir behalten keine Kopie.
• Besucherstatistik: Auf den öffentlichen Seiten dieser Website (nicht in der App) zählen wir Besuche mit Umami, einem Open-Source-Statistikwerkzeug, das wir auf unserem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland betreiben. Umami setzt keine Cookies und speichert keine IP-Adressen: Ihre IP-Adresse wird nur verwendet, um Ihr Land und eine anonyme Besuchs-ID zu ermitteln, und danach verworfen. Wir erfassen die Seitenadresse ohne Abfrageparameter, die Seite, von der Sie kamen, Browser- und Gerätetyp, Bildschirmgröße und Land. Auf den meisten öffentlichen Seiten erfassen wir außerdem, wohin Besucher klicken und wie weit sie scrollen (Heatmaps); Eingaben in Formularfelder bleiben dabei verborgen. Auf den kostenlosen Tools, im Registrierungsformular und bei der Anmeldung tun wir das nicht. Die Daten bleiben auf unserem Server und werden an niemanden weitergegeben. Wir speichern sie höchstens 24 Monate. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse daran, zu wissen, welche Seiten Besuchern helfen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Wie Sie uns gefunden haben: Dafür setzen wir kein Cookie. Die Registrierungslinks auf unseren Seiten enthalten die Kampagnenparameter (UTM-Parameter) der Seite, von der Sie gekommen sind. Erst wenn Sie sich registrieren, erfassen wir, woher Sie gekommen sind, als Teil der Registrierungsdaten (Abschnitt 5).

Rechtsgrundlage für die kostenlosen Tools: Sie bitten uns, eine Datei zu erstellen oder zu prüfen, und wir verarbeiten sie, um diese Leistung zu erbringen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5. Konten und die App

• Ihr Konto: Name, E-Mail-Adresse, ein Hash Ihres Passworts (nie das Passwort selbst), Sprache, Zeitzone und der Zeitpunkt, zu dem Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben.
• Anmeldung: Für jedes angemeldete Gerät speichern wir eine Sitzung mit IP-Adresse und Browsertyp, damit Sie angemeldet bleiben und wir Missbrauch erkennen. Das Anmeldecookie bleibt bestehen, bis Sie sich abmelden; unser Server beendet eine Sitzung nach 30 Tagen ohne Nutzung. Beim Abmelden wird die Sitzung entfernt.
• Arbeitsbereiche und Rollen: zu welchen Arbeitsbereichen Sie gehören und Ihre Rolle (Inhaber, Teammitglied oder Steuerkanzlei). Lädt Sie ein Inhaber ein, erhalten wir Ihre E-Mail-Adresse von ihm (Art. 14 DSGVO). Für die Einladung speichern wir nur diese E-Mail-Adresse und die Sprache der Einladungs-E-Mail und nutzen sie für den Versand der Einladung.
• Zugang als Steuerkanzlei: Lädt ein Inhaber Sie als seine Steuerkanzlei oder Buchhaltung ein, erhalten wir Ihre E-Mail-Adresse von ihm (Art. 14 DSGVO). Wir speichern, wann Ihr Zugang begonnen und geendet hat, wer ihn gegeben und beendet hat und wann Sie ihn zuletzt genutzt haben (höchstens einmal pro Stunde aktualisiert). Sie sehen die ausgestellten Rechnungen und Stornorechnungen dieses Arbeitsbereichs mit ihren Dateien, seine Ausgaben nach Monat mit ihren Belegen (ohne Angabe, wer bezahlt hat; die Originaldateien als Download), seine Auswertungen nach Kunde und Projekt und seine Exporte; Entwürfe, Zeiteinträge, das Team und seine Einstellungen sehen Sie nicht. Ihre Downloads, Exporte und Änderungen an den DATEV-Einstellungen werden im Änderungsprotokoll dieses Arbeitsbereichs festgehalten, das seine Inhaber lesen können. Der Bereich für Steuerkanzleien verlangt die Zwei-Faktor-Authentifizierung und fragt nach 12 Stunden erneut nach Ihrem Passwort. Ein Inhaber kann Ihren Zugang jederzeit beenden; damit enden auch Ihre Anmeldesitzungen, und wir informieren Sie per E-Mail.
• Kalenderlink: Wenn Sie den Link Ihres eigenen Kalenders (ICS) hinzufügen, um Ihre Termine neben Ihrer Zeit zu sehen, ruft unser Server ihn etwa alle 30 Minuten ab und speichert Titel, Beginn und Ende jedes Termins der letzten 45 Tage bis einschließlich morgen. Teilnehmer, Beschreibungen, Orte und Links speichern wir nicht. Termine, die älter als 45 Tage sind, werden gelöscht. Außerdem merken wir uns das Projekt, das Sie für einen wiederkehrenden Termin gewählt haben, bis es 12 Monate lang nicht genutzt wurde. Der Link wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Ihre Termine sehen nur Sie, die Inhaber des Arbeitsbereichs nicht. Entfernen Sie den Link oder verlassen Sie den Arbeitsbereich, oder schaltet ein Inhaber den Kalenderimport aus, werden die gespeicherten Termine gelöscht. Ihr Kalenderanbieter sieht nur, dass unser Server den Link abruft.
• Tarif und Testphase: Tarif, Testzeitraum und das Ende des festen Preises Ihres Arbeitsbereichs sowie die E-Mails, die wir dazu senden (zum Beispiel die Erinnerungen zur Testphase).
• Herkunft der Registrierung: Bei der Registrierung speichern wir, wie Sie zu uns gekommen sind (das kostenlose Tool, die Vorlage oder die Seite, deren Registrierungslink Sie genutzt haben, eine Einladung, eine Einladung als Steuerkanzlei oder direkt), zusammen mit den UTM-Werten aus dem Registrierungslink, dem Hostnamen der verweisenden Website (nicht der vollständigen Adresse) und der Seite, auf der Sie angekommen sind. Diese Angaben erfassen wir nur bei der Registrierung als Teil der Registrierungsdaten, vorher nichts. So sehen wir, welche Seiten und Tools Kunden bringen. Wenn Sie Ihr Konto schließen, werden Seite, Hostname und UTM-Werte gelöscht; nur die Kategorie bleibt.
• Sicherheitsdaten: Begrenzungen wiederholter Anmelde- und Registrierungsversuche sowie das Änderungsprotokoll des Arbeitsbereichs (wer was wann geändert hat). Das Protokoll gehört zu den Unterlagen des Arbeitsbereichs (Abschnitt 2) und kann nicht bearbeitet werden. Die Formulare für Registrierung und Passwort-Zurücksetzen und, nach mehreren Fehlversuchen, die Anmeldung nutzen Cloudflare Turnstile, eine Prüfung gegen automatisierte Zugriffe (Abschnitt 9). Für die Begrenzung der Anmeldeversuche zählen wir Fehlversuche je E-Mail-Adresse (nur als Hashwert gespeichert) und je IP-Adresse 15 Minuten lang.

Rechtsgrundlagen: Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen oder dem Unternehmen, für das Sie arbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für Konto, Anmeldung, Arbeitsbereiche, Zugang als Steuerkanzlei und Tarif-E-Mails; unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Dienst und daran zu verstehen, woher unsere Kunden kommen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), für Sicherheitsdaten und die Herkunft der Registrierung. Für die App brauchen Sie ein Konto; ohne die Kontodaten können wir sie nicht bereitstellen.

6. Zahlungen über Paddle

Bezahlte Tarife verkauft unser Wiederverkäufer Paddle (Paddle.com Market Ltd, Vereinigtes Königreich; für Käufer in den USA Paddle.com Inc.) als Händler (Merchant of Record). Paddle erhebt Zahlungsdaten, Rechnungsname und -anschrift, USt-IdNr. und Kaufhistorie, stellt die Rechnungen aus und kümmert sich um Steuern und Erstattungen. Für diese Daten ist Paddle eigenständiger Verantwortlicher nach seiner eigenen Datenschutzerklärung. Ihre vollständigen Kartendaten sehen wir nie. Paddle teilt uns mit, welchen Tarif und wie viele Personen Sie bezahlen, den Abrechnungszeitraum, den Status des Abonnements sowie die Kunden- und Abonnementnummern bei Paddle, damit wir Ihren Tarif anwenden können. Die Benachrichtigungen von Paddle zu Ihrem Abonnement bewahren wir als unsere Buchungsunterlagen auf. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7. E-Mails

Wir senden Konto-E-Mails (Bestätigung der E-Mail-Adresse, Passwort zurücksetzen, Einladungen, Hinweise zu Testphase und Tarif) und im Auftrag unserer Kunden deren Rechnungs-E-Mails mit PDF- und XML-Dateien im Anhang. Zugestellt werden diese E-Mails von Resend (Resend, Inc., USA). Resend versendet aus seiner EU-Region in Irland, speichert die E-Mail-Daten aber in den USA (Abschnitt 9). Wir versenden keinen Newsletter. Falls wir einen beginnen, dann nur mit Ihrer Einwilligung und mit einem Abmeldelink in jeder Ausgabe.

8. Gründer-Benachrichtigungen und unser Admin-Bereich

• Gründer-Benachrichtigungen: Wenn sich jemand registriert, die erste Rechnung aus seinem Arbeitsbereich versendet, zur Bezahlseite klickt, zahlender Kunde wird, einen Harvest-Import startet oder eine Einladung als Steuerkanzlei annimmt, erhält der Gründer eine E-Mail mit Name, E-Mail-Adresse und deren Domain, der Herkunft der Registrierung mit UTM-Werten und dem Namen des Arbeitsbereichs (bei der ersten versendeten Rechnung auch deren Rechnungsnummer). So wissen wir, wer sich registriert, und können persönlich antworten. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die E-Mails liegen im Postfach des Gründers und werden nach 12 Monaten gelöscht.
• Admin-Bereich: Zugang zu unserem internen Admin-Bereich hat nur der Gründer; er ist mit Passwort und zweitem Faktor geschützt. Er zeigt die Zahl der Konten nach Herkunft, Land und Sprache, wie viele Konten welchen Schritt erreicht haben (erste Zeiterfassung, erste Rechnung ausgestellt und versendet, bezahlter Tarif), sowie die letzten Registrierungen mit E-Mail-Adresse und Herkunft. Jede Admin-Anmeldung, jeder Fehlversuch, jede Sperre und jede Änderung am zweiten Faktor wird mit E-Mail-Adresse und IP-Adresse des Admins in ein nicht änderbares Protokoll geschrieben. Speicherdauer: 2 Jahre.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir nutzen diese Dienstleister. Wer Daten als unser Auftragsverarbeiter verarbeitet, tut das auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Google stellt nach eigenen Bedingungen das Postfach bereit, an das unsere Support-Adressen weiterleiten.

Anbieter	Zweck	Standort	Garantie für die Übermittlung
netcup GmbH, Karlsruhe, Deutschland	Server, Datenbank und gespeicherte Dateien für Website und App	Nürnberg, Deutschland	Nicht nötig (EU)
Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland	Server für unsere Besucherstatistik (Umami, Abschnitt 4)	Deutschland	Nicht nötig (EU)
Cloudflare, Inc.	DNS, Auslieferung von Inhalten, Verschlüsselung der Verbindungen und Schutz vor Angriffen; sieht Anfragen bei der Übertragung; empfängt die E-Mails an Postfächer für Eingangsrechnungen und leitet sie an unseren Server weiter (Abschnitt 16); die Sicherheitsprüfung Turnstile auf den Formularen für Registrierung und Passwort-Zurücksetzen und, nach mehreren Fehlversuchen, für die Anmeldung, die Ihre IP-Adresse und technische Angaben zu Ihrem Browser und Gerät verarbeitet, um Menschen von automatisierten Programmen zu unterscheiden	USA, weltweites Netz	EU-US Data Privacy Framework; EU-Standardvertragsklauseln 2021/914 (Abschnitt 10)
Resend, Inc.	Zustellung von Konto- und Rechnungs-E-Mails	Versand aus Irland, Speicherung in den USA	EU-Standardvertragsklauseln 2021/914 (Abschnitt 10); EU-US Data Privacy Framework
Cloudflare, Inc. (R2-Speicher)	Verschlüsselte Backups, stets außerhalb des Hauptservers gespeichert; ein Zwischenspeicher für E-Mails an Postfächer für Eingangsrechnungen, solange unser Server nicht erreichbar ist, höchstens 7 Tage	EU (Speicherung auf die EU beschränkt)	Speicherung in der EU; zu Cloudflare, Inc. siehe oben
Google LLC (Gmail)	Das Postfach, an das unsere Support- und Datenschutz-Adressen weiterleiten (über Cloudflare Email Routing, das den Inhalt der E-Mails nicht speichert); es empfängt die E-Mails, die Sie uns senden	USA	EU-US Data Privacy Framework
Europäische Kommission (VIES, eigenständiger Verantwortlicher)	Prüft für Reverse-Charge-Rechnungen die USt-IdNr. eines Geschäftskunden in einem anderen EU-Land; erhält diese USt-IdNr. und als anfragende Stelle Ihre eigene USt-IdNr. und leitet die Anfrage an die Steuerverwaltung des Landes des Kunden weiter	EU	Nicht nötig (EU)
Paddle (eigenständiger Verantwortlicher, Abschnitt 6)	Verkauf, Zahlung, Rechnungen, Steuern und Erstattungen für bezahlte Tarife	Vereinigtes Königreich; USA für Käufer in den USA	UK: Angemessenheitsbeschluss der EU; USA: EU-Standardvertragsklauseln 2021/914, Verantwortlicher an Verantwortlichen (Data Sharing Addendum von Paddle)

Einen Dienst zur Fehlerüberwachung nutzen wir derzeit nicht. Die Unterauftragsverarbeiter für die Daten der Arbeitsbereiche stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag.

10. Übermittlung in Drittländer

Cloudflare, Resend und Google sind US-Unternehmen. Übermittlungen an sie stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework, für das die Europäische Kommission ein angemessenes Schutzniveau bei teilnehmenden Unternehmen festgestellt hat. Bei Cloudflare und Resend stützen sie sich zusätzlich auf die Standardvertragsklauseln der Kommission für die Übermittlung in Drittländer (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914): Modul 2 (Verantwortlicher an Auftragsverarbeiter) für die Daten, für die wir verantwortlich sind, und Modul 3 (Auftragsverarbeiter an Unterauftragsverarbeiter) für die Daten der Arbeitsbereiche, die wir für unsere Kunden verarbeiten (siehe Auftragsverarbeitungsvertrag). Übermittlungen in das Vereinigte Königreich stützen sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Kommission für das UK; für Daten, die wir mit Paddle teilen, gelten die Standardvertragsklauseln (Verantwortlicher an Verantwortlichen) im Data Sharing Addendum von Paddle. Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

11. Daten, die Sie über Ihre Kunden und Ihr Team speichern

Wenn Sie Clockaroo für Ihr Unternehmen nutzen, sind Sie Verantwortlicher für die Daten in Ihrem Arbeitsbereich (Abschnitt 2). Sie entscheiden, was Sie speichern und wie lange; Sie können alles jederzeit exportieren. Es gilt unser Auftragsverarbeitungsvertrag.

12. Speicherdauer

Daten	Speicherdauer
Kontodaten	Solange das Konto besteht; beim Schließen werden sie anonymisiert oder gelöscht (Abschnitt 13)
Anmeldesitzungen	Bis Sie sich abmelden oder das Konto schließen; unser Server beendet sie nach 30 Tagen ohne Nutzung
Zugang als Steuerkanzlei (Beginn und Ende, letzte Nutzung)	Solange der Arbeitsbereich besteht, als Teil seiner Unterlagen
Herkunft der Registrierung	Solange das Konto besteht; nach dem Schließen bleibt nur die Kategorie
Für ein kostenloses Konto gespeichertes Rechnungsformular	Bis zur Übernahme oder zum Verwerfen, höchstens 24 Stunden
Im Prüf-Tool hochgeladene Dateien	Direkt nach der Prüfung gelöscht
Exporte von Arbeitsbereichen (ZIP-Dateien)	7 Tage nach dem Erstellen gelöscht
Harvest-Zugangstoken	Nur während der Import läuft (Abschnitt 14)
Kalendertermine aus einem Kalenderlink	45 Tage (Abschnitt 5)
Kalenderlink	Bis Sie ihn entfernen, den Arbeitsbereich verlassen oder Ihr Konto schließen
Eingangsrechnungen aus dem Postfach mit ihren Dateien, E-Mail-Angaben und Prüfbericht	10 Jahre nach Ende des Jahres, in dem sie eingegangen sind (Abschnitt 16)
Nachrichten im Postfach ohne Rechnungsdatei, aussortierte Rechnungen, ursprüngliche E-Mails	30 Tage (Abschnitt 16)
Server-Logs	14 Tage
Gründer-Benachrichtigungen	12 Monate
Admin-Anmeldeprotokoll	2 Jahre
Support-E-Mails	2 Jahre nach der letzten Nachricht
Backups (verschlüsselt, außerhalb des Hauptservers gespeichert)	30 Tage
Rechnungen und Buchungsunterlagen in einem Arbeitsbereich	Siehe unten

Gesetzliche Aufbewahrung. Steuer- und Handelsrecht verpflichten Unternehmen, Rechnungen und Buchungsunterlagen 8 bis 10 Jahre aufzubewahren (zum Beispiel § 147 AO und § 257 HGB; in Österreich 7 Jahre, im Vereinigten Königreich und in Irland 6 Jahre). Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO erlaubt, Daten aufzubewahren, die zur Erfüllung einer solchen rechtlichen Pflicht nötig sind. Deshalb bewahren wir Folgendes, sofern der Inhaber des Arbeitsbereichs nicht die Löschung aller Daten wählt (Abschnitt 13), 10 Jahre nach Ende des Jahres auf, in dem eine Rechnung ausgestellt wurde, auch nachdem ein Konto oder Arbeitsbereich geschlossen ist:

• die festgeschriebenen Rechnungsdaten und die ausgestellten Dateien (PDF und XML), einschließlich der darauf gedruckten Daten von Verkäufer und Käufer;
• die Nachweise über versendete Rechnungen, einschließlich der Empfängeradresse;
• den Verlauf der Änderungen an den Verkäuferdaten (Anschrift, USt-IdNr., Bankverbindung);
• Zeiteinträge mit ihren Notizen, abgerechnet oder nicht, als Geschäftsunterlagen des Arbeitsbereichs;
• Ausgaben und ihre Belege als Buchungsunterlagen des Arbeitsbereichs (gelöschte Ausgaben werden nach 30 Tagen entfernt);
• die Verkäuferdaten eines geschlossenen Arbeitsbereichs.

Über die eigenen Unterlagen des Arbeitsbereichs entscheidet im Rahmen dieser Regeln der Inhaber des Arbeitsbereichs, nicht wir. Einen geschlossenen Arbeitsbereich löschen wir mit allen Daten, sobald für keine seiner Rechnungen, Angebote, Ausgaben und Eingangsrechnungen mehr eine Aufbewahrungsfrist läuft, frühestens aber 30 Tage nach dem Schließen.

13. Konto schließen

Sie können Ihr Konto jederzeit schließen. Sind Sie Inhaber eines Arbeitsbereichs, wählen Sie beim Beenden Ihres Kontos, was mit ihm geschieht:

• Exportieren, dann alles löschen: Sie laden den vollständigen Export herunter, und wir löschen den Arbeitsbereich mit allen Daten. Löschanträge führen wir innerhalb von 30 Tagen aus; gelöschte Daten verschwinden innerhalb von 30 Tagen aus den Backups.
• Archiv behalten: Der Arbeitsbereich bleibt für Ihre gesetzliche Aufbewahrungsfrist als schreibgeschütztes Archiv erhalten (Abschnitt 12); Sie können weiterhin alles ansehen und exportieren.

Wo Unterlagen erhalten bleiben (ein Archiv, das Sie behalten, oder Arbeitsbereiche anderer, in denen Sie mitgearbeitet haben), anonymisieren wir Sie, statt die Unterlagen zu löschen:

• Ihr Name wird durch „Former member“ ersetzt, Ihre E-Mail-Adresse durch eine Zufallsadresse, auch in Einladungen an Sie;
• Ihr Passwort und alle Sitzungen werden entfernt, niemand kann sich mehr in das Konto anmelden;
• ein Arbeitsbereich, den Sie als Archiv behalten, wird schreibgeschützt; trug er noch Ihren Namen (die Voreinstellung bei der Registrierung), heißt er danach „Archiviertes Team“, während der Firmenname des Verkäufers auf den Rechnungen bleibt;
• Sie verlassen alle anderen Arbeitsbereiche; deren Inhaber behält die Unterlagen, die Sie dort angelegt haben;
• sind Sie Steuerkanzlei, endet Ihr Zugang zu allen Arbeitsbereichen;
• sind Sie der letzte Inhaber eines Arbeitsbereichs, endet der Zugang seiner Steuerkanzleien, und wir informieren sie per E-Mail.

Einträge im Änderungsprotokoll behalten den Namen, mit dem sie geschrieben wurden, da das Protokoll nicht bearbeitet werden kann. Ein nie bestätigtes Konto ohne Unterlagen wird vollständig gelöscht.

14. Importe aus Harvest

Der Inhaber eines Arbeitsbereichs kann sein eigenes Harvest-Konto mit einem Harvest-Zugangstoken importieren. Wir speichern das Token verschlüsselt nur, solange der Import läuft, und löschen es, wenn er endet. Sie können das Token danach in Harvest widerrufen. Die importierten Daten (Namen und E-Mail-Adressen von Personen, ihre Zeiteinträge und Stundensätze, Kunden und deren Kontakte, Rechnungen und Zahlungen) verarbeiten wir im Auftrag des Inhabers, wie alle Daten im Arbeitsbereich (Abschnitt 2). Importierte Personen erhalten keinen Zugang und keine E-Mail von uns, bis der Inhaber ihnen eine Einladung schickt.

15. API-Tokens und KI-Assistenten

Sie können persönliche Zugriffstokens für Ihre eigenen Skripte erstellen und KI-Assistenten (zum Beispiel Claude oder Cursor) mit Ihrem Konto verbinden. Wir speichern von jedem Token nur einen Fingerabdruck (Hash), nie den Token selbst, und halten fest, wann und von welcher IP-Adresse er zuletzt genutzt wurde. Ein Skript oder Assistent, den Sie verbinden, ist ein Empfänger Ihrer Wahl: Er erhält die Daten des Arbeitsbereichs, die Ihre Rolle und der Token erlauben, und für das, was er damit tut, gelten die Bedingungen seines Anbieters. KI-Assistenten erhalten von uns keine E-Mail-Adressen, Postanschriften, Steuernummern, Bankdaten oder Stundensätze. Inhaber eines Arbeitsbereichs sehen alle Tokens darin, können jeden widerrufen und die API und KI-Assistenten ausschalten. Tokens laufen nach höchstens einem Jahr ab und enden, wenn Sie Ihr Passwort zurücksetzen, den Arbeitsbereich verlassen oder Ihr Konto schließen.

16. Postfach für Eingangsrechnungen

Ein Arbeitsbereich kann Rechnungen seiner Lieferanten unter einer eigenen E-Mail-Adresse empfangen, und Rechnungsdateien können hochgeladen werden. Diese Rechnungen und E-Mails verarbeiten wir für das Unternehmen, dem der Arbeitsbereich gehört, als sein Auftragsverarbeiter (Abschnitt 2). Sind Sie Lieferant oder Ansprechperson eines Lieferanten, wenden Sie sich bitte an das Unternehmen, an das Sie die Rechnung gesendet haben.

• Wer die E-Mails empfängt: Cloudflare empfängt E-Mails an eine Postfach-Adresse (Email Routing und ein Email Worker) und leitet sie an unseren Server in Nürnberg weiter. Ist unser Server nicht erreichbar, hält Cloudflare die E-Mail höchstens 7 Tage in einem Zwischenspeicher in der EU (R2), bis unser Server sie abholt. Die Inhaber des Arbeitsbereichs erhalten über Resend eine Benachrichtigung mit der Zahl der neuen Rechnungen und einem Link, ohne Angaben zum Lieferanten.
• Was wir speichern: jede Rechnungsdatei genau so, wie sie eingegangen ist, mit einem Fingerabdruck (SHA-256); die daraus gelesenen Daten, etwa Name, Anschrift, USt-IdNr. und Steuernummer des Lieferanten, Bankverbindung und Beträge; den Prüfbericht; und aus der E-Mail Absender, Betreff, Eingangszeit und Nachrichtentext. Die Prüfungen laufen auf unserem eigenen Server. Das Postfach sehen nur die Inhaber des Arbeitsbereichs und Teammitglieder, denen ein Inhaber Zugang gibt.
• Wie lange: Eingangsrechnungen mit ihren Dateien, den E-Mail-Angaben und dem Prüfbericht bewahren wir 10 Jahre nach Ende des Jahres auf, in dem sie eingegangen sind, auch nachdem der Arbeitsbereich geschlossen ist, es sei denn, der Inhaber lässt den Arbeitsbereich löschen (Abschnitt 13). Nachrichten ohne Rechnungsdatei löschen wir nach 30 Tagen, aussortierte Rechnungen 30 Tage nach dem Aussortieren. Die ursprüngliche E-Mail-Datei löschen wir nach 30 Tagen, außer sie trägt eine digitale Signatur; dann bleibt sie bei der Rechnung.
• Eingangsrechnungen und E-Mails lesen wir nie für eigene Zwecke.

17. Cookies

Wir setzen nur unbedingt erforderliche Cookies, die der Dienst zum Funktionieren braucht. Sie benötigen keine Einwilligung (Art. 5 Abs. 3 ePrivacy-Richtlinie, Art. 22.2 LSSI, § 25 Abs. 2 TDDDG). Analyse-, Werbe-, Attributions- oder Tracking-Cookies setzen wir nicht.

Cookie	Zweck	Dauer
Sitzungscookie	Schützt Formulare vor Fälschung und enthält, wenn Sie im Rechnungs-Tool „in einem kostenlosen Konto speichern“ wählen, den Verweis auf das gespeicherte Formular	Bis Sie den Browser schließen
Anmeldecookie (session_id)	Hält Sie auf diesem Gerät angemeldet	Bis Sie sich abmelden; unser Server beendet die Sitzung nach 30 Tagen ohne Nutzung
Admin-Cookie (admin_session_id)	Hält unsere eigenen Administratoren im Admin-Bereich angemeldet	Bis die Admin-Sitzung endet

Speicher im Browser: Der Stundenzähler auf unserer Seite zum Urencriterium speichert die Stunden und Notizen, die Sie eingeben, nur im lokalen Speicher Ihres Browsers auf Ihrem Gerät. Sie werden nie an uns übertragen. Sie können sie im Zähler selbst oder durch das Löschen Ihrer Browserdaten entfernen.

Da wir Sie nicht über Websites hinweg verfolgen, behandeln wir alle Besucher gleich, ob ihr Browser ein „Do Not Track“-Signal sendet oder nicht.

18. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21). Soweit wir uns auf Ihre Einwilligung stützen, können Sie sie jederzeit widerrufen; die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Schreiben Sie an hello@clockaroo.com; wir antworten innerhalb eines Monats.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Unsere federführende Behörde ist die spanische Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), www.aepd.es. Sie können sich auch an die Behörde des Landes wenden, in dem Sie wohnen oder arbeiten.

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen einschließlich Profiling, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).

19. Änderungen

Änderungen dieser Erklärung veröffentlichen wir auf dieser Seite. Über wesentliche Änderungen informieren wir alle Personen mit Konto vorab per E-Mail.