PDF in ZUGFeRD umwandeln: was dabei passiert

Eine Rechnung, die Sie als PDF haben, lässt sich nicht einfach in eine ZUGFeRD-Rechnung umwandeln. Bei ZUGFeRD zählen die Rechnungsdaten in der eingebetteten XML-Datei, nicht das Bild im PDF. Diese Daten müssen deshalb eingegeben werden, und ein Werkzeug schreibt daraus PDF und XML zusammen in eine Datei. Hier lesen Sie, warum das so ist und welche Wege es gibt. Stand: Oktober 2026.

Von Aleksandr Ulanov · Veröffentlicht am 24. Oktober 2026

ZUGFeRD-Rechnung kostenlos erstellen Rechnungsdaten eingeben und ein geprüftes ZUGFeRD-PDF herunterladen, ohne Konto.

Diese Seite ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Was eine ZUGFeRD-Datei ist

ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) beschreibt es so: „Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format.“ Eine ZUGFeRD-Datei hat also zwei Teile: ein PDF im Archivformat PDF/A-3, das Menschen lesen, und eine XML-Datei darin, die Buchhaltungsprogramme lesen.

In Deutschland zählt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als E-Rechnung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE). Mehr zu Aufbau, Profilen und Versionen steht auf unserer Seite Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Warum ein PDF allein nicht reicht

Das Umsatzsteuergesetz kennt zwei Arten von Rechnungen (§ 14 Abs. 1 UStG). Eine E-Rechnung wird „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt“. Alles andere ist eine sonstige Rechnung, die „in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird“. Ein PDF aus Word oder aus einem Scanner ist eine sonstige Rechnung, auch wenn es am Bildschirm wie eine Rechnung aussieht.

Für Leistungen an andere Unternehmen im Inland bleibt die sonstige Rechnung nur noch eine Weile erlaubt: bis Ende 2026 allgemein, 2027 bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € (§ 27 Abs. 38 UStG). Wer ab wann eine E-Rechnung ausstellen muss, steht auf unserer Seite E-Rechnung Pflicht 2027.

Die XML-Daten sind der maßgebliche Teil

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung können PDF und XML im Prinzip Verschiedenes zeigen. Für diesen Fall hat das Bundesfinanzministerium eine klare Regel aufgestellt: „Bei einem hybriden Format bilden die im strukturierten Teil vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil. Im Fall von Abweichungen zwischen den strukturierten Rechnungsdaten und den sonstigen Informationen im Bildteil gehen die Daten des strukturierten Teils denen der Bilddatei vor.“ (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025)

Auch den Vorsteuerabzug knüpft das Schreiben an die XML-Daten: Er ist „nur aus dem strukturierten Rechnungsteil möglich“ (Abschnitt 14c.1 Abs. 4a UStAE).

Daraus folgt, was beim „Umwandeln“ wirklich zählt. Ein Programm, das Beträge, Steuersätze und Adressen aus Ihrem PDF herausliest, kann sich verlesen. Dann steht in der XML-Datei, also im verbindlichen Teil, ein falscher Betrag, während Ihr PDF richtig aussieht. Sicher ist nur der umgekehrte Weg: Die Rechnungsdaten werden eingegeben oder kommen aus Ihrem Rechnungsprogramm, und aus denselben Daten entstehen PDF und XML.

Ihre Möglichkeiten

Ihr Rechnungsprogramm. Schreiben Sie Ihre Rechnungen schon in einer Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware, sehen Sie nach, ob sie ZUGFeRD oder XRechnung ausgeben kann. Dann stammen PDF und XML aus denselben Daten, und Sie müssen nichts doppelt eingeben.

Unser kostenloser E-Rechnungs-Ersteller. Sie tragen die Angaben Ihrer Rechnung in ein Formular ein, so wie sie auf Ihrem PDF stehen. Der E-Rechnungs-Ersteller schreibt daraus ein ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931 oder eine XRechnung. Vor dem Download prüft er ZUGFeRD-Dateien mit Mustang und XRechnungen mit dem KoSIT-Validator; herunterladen können Sie die Datei nur, wenn die Prüfung keine Fehler findet. Das PDF erhält dabei unser Layout, nicht das Ihrer alten Rechnung. Ein Konto brauchen Sie nicht.

Eine vorhandene Datei prüfen. Haben Sie schon eine ZUGFeRD-Datei oder eine XRechnung, zum Beispiel von einem anderen Programm, prüft unser XRechnung-Validator sie, und mit E-Rechnung lesen sehen Sie den Inhalt als normale Rechnung.

Ein Werkzeug, das Ihr eigenes PDF hochlädt und es mit eingegebenen Daten zu einer ZUGFeRD-Datei verbindet, bieten wir nicht an.

Und XRechnung?

Für „PDF in XRechnung umwandeln“ gilt dasselbe, nur noch deutlicher: Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne PDF-Teil. Die Daten Ihrer Rechnung müssen also in jedem Fall als strukturierte Daten vorliegen. Auch das erledigt der E-Rechnungs-Ersteller aus Ihren Eingaben. Den Unterschied der beiden Formate erklärt die Seite Was ist eine XRechnung?