Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Hier finden Sie eine kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer als Word-, Excel- und PDF-Datei, dazu ein ausgefülltes Muster. Die Vorlage enthält die Angaben, die § 34a UStDV seit 2025 für Kleinunternehmer vorschreibt, und den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Sie können das Muster auch online ausfüllen.

Diese Seite ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung. Diese Seite gilt für Deutschland; in Österreich gelten für Kleinunternehmer andere Grenzen und Angaben.

Von Aleksandr Ulanov · Stand: 23. Oktober 2026

Vorlage herunterladen

Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Muster einer Fotografin

• Word-Vorlage (.docx) 17 KB, A4
• Excel-Vorlage (.xlsx) 27 KB, A4
• PDF zum Ausdrucken 38 KB, A4
• Muster als PDF 47 KB, A4

Vorlage online ausfüllen

Das Online-Formular erstellt eine E-Rechnung (ZUGFeRD-PDF oder XRechnung). Dafür braucht es ein paar Angaben mehr als die Vorlage, zum Beispiel Telefonnummer, E-Mail des Kunden und IBAN.

Was auf die Rechnung eines Kleinunternehmers muss

Seit dem 1. Januar 2025 brauchen Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, mindestens die Angaben aus § 34a UStDV:

1. „den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers“
2. „die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer“
3. „das Ausstellungsdatum“
4. „die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung“
5. „das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe mit einem Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 des Gesetzes)“

Schreibt ausnahmsweise Ihr Kunde die Rechnung für Sie (Gutschrift), kommt die Angabe „Gutschrift“ dazu. Das Bundesfinanzministerium bestätigt die kurze Liste: Kleinunternehmer „können vereinfachte Rechnungen ausstellen. Diese müssen abweichend von §§ 14, 14a UStG nur die in § 34a UStDV aufgeführten Angaben enthalten.“ (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE, BMF-Schreiben vom 18. März 2025)

Was nicht in der Liste steht: Rechnungsnummer und Leistungsdatum gehören nicht zu den Angaben nach § 34a UStDV; für andere Unternehmer verlangt sie § 14 Abs. 4 UStG. Wir empfehlen beide trotzdem. Eine eindeutige Nummer macht jede Rechnung leicht auffindbar und buchbar, und das Datum der Leistung beantwortet die Frage, für welchen Zeitraum eine Rechnung gilt. Die Vorlage enthält beide Felder, gekennzeichnet als Empfehlung. Das Online-Formular verlangt eine Rechnungsnummer, weil es eine E-Rechnung erstellt.

Steuernummer, USt-IdNr. oder KU-IdNr.: eine der drei genügt. Die Steuernummer erteilt das Finanzamt, die USt-IdNr. das Bundeszentralamt für Steuern auf Antrag. Die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer mit dem Zusatz „EX“ bekommt nur, wer die Kleinunternehmerregelung in anderen EU-Ländern nutzt und dafür am besonderen Meldeverfahren teilnimmt (§ 19a UStG; Abschnitt 19a.1 Abs. 5 UStAE). Die meisten Kleinunternehmer in Deutschland schreiben deshalb ihre Steuernummer auf die Rechnung. Sie steht auf den Schreiben Ihres Finanzamts; verwechseln Sie sie nicht mit Ihrer persönlichen Steuer-ID.

Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag: Das Gesetz verlangt „das Entgelt … in einer Summe“. Auf dem Muster stehen deshalb nur die Positionen und der Gesamtbetrag von 495,00 €.

Alle Angaben für Rechnungen mit Umsatzsteuer, mit Beispiel, stehen unter Pflichtangaben einer Rechnung.

Der Hinweis auf § 19 UStG: so können Sie ihn formulieren

Einen festen Satz schreibt das Gesetz nicht vor. Das BMF: „Eine Angabe in umgangssprachlicher Form ist ausreichend (z. B. „steuerfreier Kleinunternehmer“), wenn sie die Steuerfreiheit für Kleinunternehmer eindeutig bezeichnet.“ (Abschnitt 14.7a Abs. 1 Satz 4 UStAE)

Unsere Vorlage, das Muster und das Online-Formular verwenden denselben Satz: „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG“. Er nennt die Steuerbefreiung und die Vorschrift. Ältere Formulierungen wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ sind weit verbreitet. Seit 2025 sind die Inlandsumsätze von Kleinunternehmern steuerfrei, und das BMF spricht von „Steuerfreiheit“; deshalb empfehlen wir eine Formulierung, die die Befreiung nennt.

Für Kunden im Ausland können Sie den Satz auf Englisch ergänzen, etwa „Exempt from VAT under the small business scheme (§ 19 UStG)“. Eine amtliche englische Fassung gibt es nicht; das ist unsere Übersetzung.

Keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, auch nicht aus Versehen

Seit 2025 sind die Inlandsumsätze von Kleinunternehmern steuerfrei. Ein Umsatz „ist steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz nach Absatz 2 im vorangegangenen Kalenderjahr 25 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschreitet“ (§ 19 Abs. 1 Satz 1 UStG).

Weisen Sie trotzdem Umsatzsteuer aus, schulden Sie diesen Betrag nach § 14c Abs. 1 UStG. Das gilt laut BMF ausdrücklich auch, wenn „in der Rechnung eines Kleinunternehmers (auch nach § 34a UStDV) ein Steuerausweis erfolgt“ (Abschnitt 14c.1 Abs. 2 UStAE). Eine Ausnahme nennt das BMF für Rechnungen an Endverbraucher über tatsächlich erbrachte Leistungen. Sauber ist es, die Rechnung zu berichtigen; lassen Sie sich dabei beraten.

In der Word- und der Excel-Vorlage gibt es keine Spalte für die Umsatzsteuer, damit dort kein Steuersatz aus Versehen landet.

Die Umsatzgrenzen: 25.000 Euro und 100.000 Euro

Die Regelung gilt, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Gerechnet wird „nach vereinnahmten Entgelten“, also nach dem Geld, das tatsächlich eingegangen ist (§ 19 Abs. 2 UStG).

Lag der Vorjahresumsatz über 25.000 Euro, gilt die Regelung im laufenden Jahr nicht, auch wenn Sie in diesem Jahr darunter bleiben (Abschnitt 19.1 Abs. 2 UStAE).

Die Grenze von 100.000 Euro wirkt sofort: „Bereits der Umsatz, mit dem diese Grenze überschritten wird, ist nicht mehr nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei.“ Das BMF rechnet ein Beispiel vor: Bei 80.000 Euro bisherigem Umsatz ist ein Auftrag über 40.000 Euro schon vollständig steuerpflichtig. Ab diesem Auftrag brauchen Ihre Rechnungen Umsatzsteuer und alle Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG.

Verzichten Sie freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung, bindet Sie das „mindestens für fünf Kalenderjahre“ (§ 19 Abs. 3 UStG).

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Für Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag gilt § 33 UStDV (§ 34a UStDV lässt ihn unberührt). Dann genügen Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt in einer Summe und „im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt“. Das BMF ergänzt: „Auch im Fall einer Kleinbetragsrechnung muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer aufgenommen werden“ (Abschnitt 14.7a Abs. 2 UStAE).

Name des Kunden und Steuernummer dürfen auf einer Kleinbetragsrechnung also fehlen. Die Vorlage behält beide; streichen können Sie sie bei kleinen Beträgen.

Rechnungen an Unternehmen im EU-Ausland

Eine Dienstleistung für ein Unternehmen in einem anderen EU-Land wird in der Regel dort ausgeführt, wo der Kunde sein Unternehmen betreibt (§ 3a Abs. 2 UStG). § 19 Abs. 1 UStG erfasst aber nur Umsätze im Inland.

Was auf einer solchen Rechnung eines Kleinunternehmers stehen muss, ist nicht abschließend geklärt; das BMF-Schreiben vom 18. März 2025 äußert sich dazu nicht. Es kommt auf Ihren Fall an. Fragen Sie Ihre Steuerberatung, bevor Sie einem Unternehmen im EU-Ausland eine Rechnung stellen. Unsere Vorlage und das Online-Formular haben für diesen Fall keine Variante: Das Formular lässt Kleinunternehmer-Positionen und Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nicht auf einer Rechnung zu.

Die Kleinunternehmerregelung in anderen EU-Ländern zu nutzen, ist ein eigenes Verfahren beim Bundeszentralamt für Steuern (§ 19a UStG).

Kleinunternehmer und E-Rechnung

Für das Versenden gilt: „Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.“ (§ 34a UStDV) Eine Rechnung als Word-, Excel- oder PDF-Datei bleibt für Kleinunternehmer also erlaubt, auch ab 2028.

Eine E-Rechnung dürfen Sie trotzdem schicken, wenn Ihr Kunde zustimmt: „Mit Zustimmung des Empfängers ist abweichend davon die Ausstellung einer elektronischen Rechnung möglich. Die Zustimmung bedarf dabei keiner gesonderten Form.“ (Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE) Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, auch als Kleinunternehmer. Mehr dazu unter E-Rechnung für Kleinunternehmer; wie Sie eine empfangene E-Rechnung lesen, zeigt unser kostenloses Werkzeug.

Wenn ein Kunde eine E-Rechnung möchte, können Sie eine ZUGFeRD-Datei aus der Vorlage erstellen: Sie füllen die Vorlage online aus und laden die Datei herunter. Sie wird vor dem Download mit Mustang geprüft. Was eine ZUGFeRD-Datei ist, erklären wir auf einer eigenen Seite.

Wie lange Sie Rechnungen aufbewahren

Rechnungen bewahren Sie „acht Jahre“ auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Das gilt seit dem 1. Januar 2025 und für alle Rechnungen, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (§ 27 Abs. 40 UStG). Für Buchungsbelege gelten nach § 147 Abs. 3 AO ebenfalls acht Jahre. Länger aufbewahren müssen Sie, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind.