Factuur voorbeeld voor zzp'ers: elk verplicht veld uitgelegd

Hieronder staat een voorbeeldfactuur van een zzp'er die per uur werkt, met een nummer bij elk onderdeel. Onder het voorbeeld lees je waarom elk veld erop moet en wat vaak misgaat. Daarna volgen de varianten voor de KOR, btw verlegd en klanten in het buitenland. Je kunt het voorbeeld openen in onze gratis factuurmaker en je eigen gegevens invullen. Stand: oktober 2026.

Door Aleksandr Ulanov · Gepubliceerd op 23 oktober 2026

Deze pagina is geen belastingadvies. Twijfel je, vraag het dan aan je boekhouder of adviseur.

Het voorbeeld

123456789101112 Voorbeeld

Open dit voorbeeld in de factuurmaker Gratis en zonder account. Je vervangt de voorbeelddata door je eigen gegevens.

Studio Voorbeeld factureert 10 uur ontwerp website à € 75,00 aan een Nederlandse B.V. Dat is € 750,00 exclusief btw, plus € 157,50 btw (21%), samen € 907,50.

Alle gegevens zijn verzonnen. Het IBAN en het btw-id zijn veelgebruikte testnummers, en 12345678 is een plaatsvervangend KVK-nummer. Een PDF met die testnummers krijgt daarom de regel “Voorbeeldfactuur met fictieve gegevens. Niet gebruiken voor betalingen.” De datums op de afbeelding zijn die van 23 oktober 2026; in de maker staat de datum van vandaag.

Wat elk onderdeel betekent

Elk nummer hoort bij een markering op het voorbeeld. De regels komen uit artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968 (Wet OB) en uit de factuureisen van de Belastingdienst.

1. Je naam en adres. Je volledige naam en adres staan op de factuur (art. 35a lid 1 sub e Wet OB): je eigen naam of de handelsnaam waaronder je bij de KVK staat. Vaak mis: alleen een postbus. Die is volgens de Belastingdienst “niet voldoende”.
2. De naam en het adres van je klant. Ook die volledig, volgens hetzelfde artikel. Gebruik de naam van het bedrijf zoals je klant die zelf voert, met de rechtsvorm, zoals Klant Voorbeeld B.V. op het voorbeeld.
3. Je btw-id. Het nummer dat begint met NL (art. 35a lid 1 sub c). De Belastingdienst: “Uw btw-id zet u bijvoorbeeld op uw briefpapier, facturen en website.” Vaak mis: het omzetbelastingnummer in plaats van het btw-id. “In uw ob-nummer is uw burgerservicenummer (bsn) verwerkt, in uw btw-id niet.” In onze maker staat het btw-id onderaan de factuur.
4. Je KVK-nummer. Volgens de Handelsregisterwet 2007 (art. 27 lid 1) staat het nummer op “alle ... uitgaande brieven, orders, facturen, offertes”. Dat is een regel van het handelsregister: art. 35a Wet OB noemt het KVK-nummer niet. Sta je niet bij de KVK ingeschreven, dan hoeft dit nummer er niet op. Op het voorbeeld staat het onderaan als “Handelsregister: KVK 12345678”.
5. Factuurdatum. De datum waarop je de factuur uitreikt (art. 35a lid 1 sub a).
6. Factuurnummer. De wet vraagt “een opeenvolgend nummer, met één of meer reeksen” (art. 35a lid 1 sub b). De Belastingdienst: “Elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen.” Een reeks per jaar, zoals 2026-001, 2026-002 enzovoort, mag dus. Vaak mis: een oude factuur kopiëren en het nummer laten staan.
7. Wat je hebt geleverd, en hoeveel. De wet vraagt “de omvang en de aard van de verrichte diensten” (art. 35a lid 1 sub f). Werk je per uur, zet dan het aantal uur en wat je hebt gedaan op de factuur. Vaak mis: alleen “werkzaamheden”, zonder omschrijving of aantal.
8. Leverdatum. De wet vraagt de datum van levering “voor zover die datum vastgesteld is en verschilt van de uitreikingsdatum” (art. 35a lid 1 sub g). De Belastingdienst noemt de leverdatum zonder die uitzondering. Ons advies: zet hem er altijd op. Factureer je uren per maand, vermeld dan de maand of periode.
9. Prijs per eenheid en bedrag exclusief btw. Per btw-tarief het bedrag zonder btw, en de prijs per eenheid als die er is (art. 35a lid 1 sub h). Bij werk per uur is de prijs per eenheid je uurtarief.
10. Btw-tarief. Het tarief dat geldt (art. 35a lid 1 sub i). Op het voorbeeld is dat het algemene tarief van 21% (art. 9 lid 1 Wet OB).
11. Btw-bedrag. Het bedrag aan btw (art. 35a lid 1 sub j), altijd in euro (art. 35a lid 4). Afronden doe je op de cent, bijvoorbeeld “€ 20,125 naar € 20,13”, per regel of over het totaal. De Belastingdienst: “niet beide methodes naast elkaar”.
12. Totaal en betaalgegevens. Art. 35a vraagt geen totaalbedrag en geen IBAN. Zet ze er toch op: dan ziet je klant meteen hoeveel hij betaalt en op welke rekening. Vraag je klant het factuurnummer bij de betaling te vermelden, zoals het voorbeeld doet.

Varianten van het voorbeeld

Je gebruikt de KOR

Met de kleineondernemersregeling (KOR) mag je factuur “op geen enkele wijze melding maken van omzetbelasting” (art. 25a lid 4 Wet OB). De Belastingdienst: “Als u dit toch doet, vermeldt u op de factuur dat u gebruik maakt van de kleineondernemersregeling. U zet geen btw op de factuur.” De KOR geldt bij een jaaromzet in Nederland van maximaal € 20.000 (art. 25a lid 1).

Onze maker zet dan “Kleineondernemersregeling (KOR) van toepassing” op de factuur, zonder btw-kolom of btw-id's. We kozen een zin zonder het woord btw, omdat lid 4 elke vermelding van omzetbelasting uitsluit (onze lezing). Open de KOR-variant in de factuurmaker. De grens, aanmelden en afmelden lees je bij factuur zonder btw met de KOR.

Je klant is een bedrijf in een ander EU-land (btw verlegd)

De Belastingdienst: “U stuurt een factuur zonder btw.” Op de factuur staan “de btw-identificatienummers van u én uw klant” en de vermelding “btw verlegd”. “U kunt dat ook doen in het Engels, Duits of Frans.” (Zie ook art. 35a lid 1 sub d en m Wet OB.) Controleer het btw-id van je klant in VIES. Open de variant met btw verlegd in de factuurmaker. Wanneer het geldt en wat je daarna aangeeft: btw verlegd op je factuur.

Je klant zit buiten de EU

Werk je voor een bedrijf buiten de EU, dan is de plaats van de dienst in de regel het land van je klant (art. 6 lid 1 Wet OB) en reken je geen Nederlandse btw. De Nederlandse factuureisen gelden wel (art. 34b lid 2 Wet OB). Een vaste tekst voor op zo'n factuur geeft de Belastingdienst niet. Overleg met je adviseur wat je vermeldt.

Je klant wil een Engelse factuur

Dat mag. De wet schrijft geen taal voor; de inspecteur kan wel een vertaling in het Nederlands eisen (art. 35a lid 5 Wet OB). Welke labels je gebruikt en hoe je elk veld vertaalt, lees je bij factuur in het Engels. Open de tweetalige variant in de factuurmaker (een Duitse klant, met btw verlegd).

Een kleine factuur tot € 100

Is het factuurbedrag “maximaal € 100 (inclusief btw)”, dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Daarop staan de datum, “uw naam en adresgegevens”, wat je hebt geleverd en “de btw of de gegevens aan de hand waarvan de btw kan worden berekend” (art. 35a lid 2 Wet OB). Dat geldt onder meer niet voor diensten met btw verlegd aan een bedrijf in een ander EU-land (art. 34d lid 2). Onze maker maakt altijd een volledige factuur, en die mag je ook voor kleine bedragen gebruiken.

Een creditfactuur

Een document dat de oorspronkelijke factuur wijzigt en er “specifiek en ondubbelzinnig” naar verwijst, geldt zelf als factuur (art. 34f Wet OB). Zo'n creditfactuur mag vereenvoudigd zijn, met “een specifieke en ondubbelzinnige verwijzing naar de oorspronkelijke factuur” (art. 35a lid 2 sub e), behalve onder meer bij btw verlegd naar een ander EU-land. Onze gratis maker maakt geen creditfacturen.

Na het versturen

• Wanneer versturen. Je reikt de factuur uit “uiterlijk op de vijftiende dag van de maand volgende op die waarin de goederenlevering of de dienst is verricht” (art. 34g Wet OB).
• Betaaltermijn. Een betaaltermijn is geen verplicht veld. Heb je met een zakelijke klant geen betaaldatum afgesproken, dan is de wettelijke handelsrente verschuldigd vanaf 30 dagen na de dag na ontvangst van de factuur (art. 6:119a lid 2 sub a Burgerlijk Wetboek).
• Bewaren. De Belastingdienst: “U bewaart de facturen 7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaart u 10 jaar.”
• Per e-mail als PDF. Dat kan als je klant ermee akkoord is (art. 35b Wet OB). Het KVK Ondernemersplein noemt een PDF per e-mail “digitaal factureren”; spreek het met je klant af.

Liever een Word- of Excel-template?

We bieden nu geen Word- of Excel-bestand aan. Met de factuurmaker vul je hetzelfde voorbeeld online in en download je een PDF; je gegevens worden niet opgeslagen. Wil je toch een eigen sjabloon maken, gebruik dan de lijst hierboven als controle.

Uren bijhouden en factureren

In Clockaroo houd je je uren bij per klant en project, met een timer of een urenstaat per week. Factureren in de app werkt voor bedrijven in Nederland, Duitsland, Oostenrijk, het Verenigd Koninkrijk, Ierland en de Verenigde Staten. In andere landen kun je je uren registreren en exporteren. Je bijgehouden uren helpen ook bij het urencriterium. Bekijk de prijzen of maak een gratis account.